Perusrekisterien ylläpito -osiossa käydään läpi eri taulujen (kuten tuote ja asiakas) muokkaus sekä kenttien merkitykset. Rekisterien suunnitteluun kannattaa uhrata hieman aikaa, koska huonosti suunniteltu tuote- tai asiakasrekisteri kostautuu myöhemmin ylimääräisenä työnä.

Perusrekisterien suunnittelu ja perustus on järjestelmän käyttöönoton tärkein toimenpide.

Mikäli käytössäsi on verkkokauppa, katso perusrekistereitä koskevat asiat kohdista Verkkokaupan usein kysytyt kysymykset ja yleisimmät virheet.

Tuoteryhmittely

Tuoteryhmittely jakaantuu kolmeen tasoon: Pääryhmiin, Tuoteryhmiin ja Aliryhmiin. Jokainen aliryhmä kuuluu johonkin tuoteryhmään ja jokainen tuoteryhmä kuuluu taas johonkin pääryhmään. Kaikkia ryhmätasoja ei tarvitse käyttää, vaan voidaan käyttää ainoastaan kahta tasoa - pääryhmiä ja tuoteryhmiä. Jos halutaan käyttää vain yhtä ryhmittelytasoa, on hyvä käyttää siihen tuoteryhmiä.

Pääryhmät

Pääryhmät perustetaan ja ylläpidetään Ylläpito -> Ryhmät -> Pääryhmät -taulussa.

• 1 - ELINTARVIKKEET

• 2 - KEMIKALIO

• 3 - TYÖKALUT

• 4 - KAHVIO

• 9 - MUUT

Pääryhmien kaksi tärkeintä ja samalla pakollista tietoa on numero ja nimi.

Tuoteryhmät

Tuoteryhmät perustetaan ja ylläpidetään Ylläpito -> Ryhmät -> Tuoteryhmät -taulussa.

• Nro: Kannattaa käyttää numerona pääryhmältä periytyvää numeroa. Esimerkiksi pääryhmän 2 alainen ensimmäinen tuoteryhmä voisi olla numeroavaruudessa 201...299 ja taas pääryhmän 3 ensimmäinen tuoteryhmä olisi numerolla 301 jatkuen aina 399 saakka.

• Nimi: Tuoteryhmän nimi kannattaa olla kuvaava, esim 'SAHAT JA VASARAT'.

• Pääryhmä: tällä valinna kerrotaan mihin pääryhmään tuoteryhmä kuuluu.

• Tavoitekate: tämä vaikuttaa kolmeen asiaan:

• 2. Tavoitekate: jos kassalla on myyntikatetarkistus-asetus päällä, estää kassaohjelma tuotteen myynnin alle tämän kateprosentin.

• Myynti/varastoyksiköt: yleisesti ottaen KPL mutta pienessä tavarassa esim TUH (=tuhat) tai SAT (=sata) tai paritavarassa PR / PKT.

• Arvonlisäveroluokat: Valitaan oikeat myynti/ostoalvt. Kaksi myynnin alv-luokkaa mahdollistaa mm. ruoan ulosmyynnin eri verokannan.

Tuoteryhmistä voi perustaa automaattisesti avotuotteet painamalla 'Tee avo-tuotteet'. Tämä toiminto perustaa kaikista tuotteista avotuotteet (=esim tuoteryhmän 101 voi myydä kassalla annettavalla hinnalla koodilla 101). Jos haluat että tuoteryhmätuotteet perustetaan jollain alkunumerolla (eli esimerkiksi ryhmästä 101 tulisi avoin tuote 999101) voidaan alkunumero syöttää Tiedosto->Asetukset->Tuotteet -välilehdelle.

Aliryhmät

Aliryhmät perustetaan ja ylläpidetään Ylläpito -> Ryhmät -> Aliryhmät -taulussa.

Ryhmien muutos

Mikäli ryhmien numerointia halutaan muuttaa (esimerkiksi siirtää pääryhmä 2 numerolle pääryhmä 13), voidaan muutos tehdä pääryhmäylläpidossa.

Muutos viedään myös tuotteille ja tuoteryhmille, sekä halutessa myös myynti/ostohistoriaan (ohjelma kysyy muutoksen laajuutta).