Tilaus

1. Tilaus tehdään tilauslomakkeen (https://extra.skj.fi/tilaus/laskutuspalvelu ) kautta

   1. Merkitse lisätietoihin Confirma Laskupalveluun.

2. SKJ aktivoi laskupalvelun yrityskohtaiseen lisenssiin

3. SKJ laskuttaa laskutuskulut kerran kuukaudessa jälkikäteen toteutuneen mukaan.

Käyttöönotto

Laskupalvelun käyttöönotto vaatii seuraavat toimenpiteet:

1. SKJ-Ohjelmapäivitys

   • Suosittelemme aina uusinta ohjelmistoversiota.

   • Tarkista ohjelmistoversion sopivuus SKJ Tukikumppaniltasi.

2. Lisenssissä tulee olla aktivoituna laskupalveluConfirma tai laskupalveluCashIn = 1

3. Varmistetaan, että Tiedosto -> Asetukset on määritelty pankkitilien IBAN / SWIFT -koodit

4. Syötetään Laskutus -> Asetukset -dialogiin:

   • Laskutuksen asetuksissa tulee olla valittuna "laskutuspalvelu käytössä"

   • Laskutuksen asetuksissa tulee olla valittuna “laskupalveluun välitetään laskun kuva pdf -liitteenä”

   • Omaksi verkkolaskuosoitteeksi syötetään 0037 + y-tunnus ilman viivaa:

     • Esim, y-tunnus 123456-7, verkkolaskuosoite 00371234567

   • Finvoice-versionumeroksi 2.01

   • Verkkolaskuoperaattorilla ei ole merkitystä

   • Verkkolaskujen polulla / tiedostonimellä ei ole merkitystä

   • Korvataan laskutus oletus lomakepohja uuteen.

5. Käynnistä asetusten jälkeen SKJ-ohjelmisto uudelleen

Laskutus

SKJ Systems Ltd Oy laskuttaa laskupalvelun käytöstä kuukausittain jälkikäteen. Jokainen lähetetty lasku laskutetaan. Esimerkiksi oikeamuotoinen, mutta silti virheellinen Finvoice-osoite aiheuttaa Finvoice-laskun lähetyksen eteenpäin ja se laskutetaan. Myös vanhan laskun uudelleen lähettäminen katsotaa lähetyskerraksi, vaikka lasku olisi laskutettu aiempina kuukausina.

Asiakaskohtaiset määritykset

Asiakkaille tulee syöttää laskutustiedot.

Verkkolaskutukseen (Finvoice) tarvittavat tiedot ovat:

• Verkkolaskuosoite pakollinen

  Verkkolaskuoperaattori pakollinen

  OVT-tunnus käytetään, jos on

Mikäli asiakas on ilmoittanut ainoastaan OVT-tunnuksensa, käytetään OVT-tunnusta kentässä "Finvoiceosoite". Ajantasaiset verkkolaskuosoitteet voit tarkistaa Tieken palvelusta: https://verkkolaskuosoite.fi .

Laskut lähetetään asiakkaalle seuraavalla päättelyketjulla:

• Jos asiakkaalle syötetty verkkolaskuosoite, lähetetään lasku verkkolaskuna

• Jos asiakkaalle ei ole syötetty verkkolaskuosoitetta, yritetään lähettää lasku PDF-muotoisena Laskutus s-posti -osoitteeseen

• Jos asiakkaalle ei ole syötetty laskutussähköpostia, lähetetään asiakkaalle paperilasku postitse

Asiakaskohtaisesti päättelyketjua voi muuttaa asiakastiedoista, asetuksesta laskupalvelun välitystapa.

Käyttö

Laskuja voi lähettää laskupalveluun kaikista toiminnoista, jossa muodostuu laskuja:

• Laskun kirjaus -> Tulostus

• Laskutus -> Tulostus

• Tilien saldonsiirto

• Myyntitilauksen toimitus (Yksittäinen tilaus, ei 'Tilausten tulostus' -toimitustapa)

• Lasku kassalta (pikalasku)

• Kausilaskutus muodostaa laskut ja ne tulostetaan Laskutus -> Tulostus -toiminnolla

Laskun lähettäminen Laskupalveluun tapahtuu "tulostamalla" lasku Laskupalveluun laskun kirjauksessa.

Laskujen mahdollisia virheitä (syöttövirheet verkkolaskuosoitteissa jne) pystyy tarkkailemaan laskukohtaisesti "Loki" -välilehdellä Laskun kirjauksessa.

Lokin mukaan päivittyy myös laskun Perustiedot-välilehdellä näkyvä Laskupalvelu-"pallo".

Kun Laskupalvelu-pallo on  vihreä , niin lasku on lähetetty Laskupalvelusta onnistuneesti eteenpäin asiakastietojen mukaisesti.

Kun Laskupalvelu-pallo on  keltainen , niin lasku on lähetetty SKJ:stä Laskupalveluun, mutta vastaanotosta odotetaan vielä kuittausta.

Kun Laskupalvelu-pallo on punainen , niin joko laskun lähetyksessä Laskupalveluun, lähetyksessä asiakkaalle tai Laskupalvelusta saadun vastaanotto- tai lähetyskuittauksen tulkinnassa on tapahtunut jonkin sortin virhe. Lisätietoa virheestä on luettavissa laskun Loki-välilehdeltä.

Jos Laskupalvelu-palloa ei näy, niin laskua ei ole lähetetty Laskupalveluun laisinkaan.

Kunkin värin tilasta saa pienen ohjeistuksen myös SKJ:ssä pitämällä hiirtä Laskupalvelu-pallon päällä.

Raportointi

Kun lasku on lähetetty laskupalveluun, kirjautuu jokaisesta laskusta oma lokimerkintänsä laskun taakse.

Tiedot näkee sekä laskun kirjaus -dialogista, Loki -välilehdeltä yksittäisen laskun kohdalta ja Laskutus -> Selaa laskutuslokia -toiminnon kautta kaikista laskuista.

Huomioitavaa on, että oikein jatkokäsittelyyn päätynyt Finvoice -lasku saattaa kuitenkin joissain tapauksissa palautua vastaanottajan järjestelmistä takaisin. Tästä syystä on hyvä seurata säännöllisesti laskutuslokia.

Laskupalvelun välitystietojen raportointi jakautuu kahteen vaiheeseen:

1. Sähköisen laskutiedoston siirto laskupalveluun

2. Laskun jatkokäsittely

Laskun kirjaus -ruudussa sekä laskutuslokissa näytetään laskukohtaisesti laskun tila liikennevaloilla:

• Vihreä = OK, lasku on lähtenyt asiakkaalle

• Keltainen = 

  • Lasku siirretty onnistuneesti laskupalveluun, odottaa lähetystä (Tässä voi mennä parikin päivää, että laskun tila päivittyy)

  • Raporttia ei ole haettu laskupalvelusta
    
    

    • Käy 'Laskutuslokin selaus' toiminnossa, niin raportti yritetään hakea uudestaan laskupalvelusta.

• Punainen = Vaatii toimia, katso lokimerkintä laskujen kirjauksen Loki-välilehdeltä tai laskutuslokin selauksesta