Kausilaskutus

Kausilaskutus-toiminnon avulla voidaan laskuttaa toistuvia veloituksia, esimerkiksi huoltolaskutusta, ylläpitolaskutusta tms. toistuvia palveluita.

Kausilaskutus-toimintoon kuuluvat kolme osiota:

• Laskutustiedot asiakkaan tiedoissa.
• Laskujen muodostusajo ja valmis lasku laskurekisterissä.
• Kausilaskutuksen raportointi.

Kausilaskutuksen käyttämiseen tarvitaan kausilaskutus-lisenssi.

Kausilaskutuksen tarvitsemat perustiedot

Asiakkaan tiedoissa Vakio- / kausilaskutus-välilehdellä määritellään millä jaksolla ja mitä tuotteita asiakkaalta laskutetaan. Kausilaskutukseen määritellään seuraavat tiedot:

• Tuotteet lisätään Tuotehaun kautta.
• Ahinta-sarakkeeseen voidaan hinnoitella tuote uudestaan tai sitten voidaan jättää tuotetiedoista tuotu hinta ennalleen. 
  • Mikäli hinnaksi määritellään 0, niin laskun tuotteelle tulee asiakkaan hinnastoryhmän ja/tai asiakashinnaston mukainen paras hinta. Jos näitä ei ole, niin käytetään oletuksena tuotteen hintatasoa 1.
• Määrä-sarakkeeseen kerrotaan montako kappaletta tuotetta laskutetaan per laskutusväli.
• Ostohinta-kenttä ei ole tällä hetkellä käytössä, tuotteen ostohinta otetaan tuotteen perustiedoista
• Laskutusväli = kuukausia. Ohjelma tarkistaa LaskutettuPvm -kentän tiedon ja vertaa sitä Laskutusväli parametriin ja päättelee täyttyykö laskutusehto, eli tehdääkö laskuajossa asiakkaalle lasku ko. tuoterivistä.
  • Mikäli rivin Laskutusväli = 0, kyseinen tuoterivi ei muodostu laskuille
• Hinnanjakaja = Hinnanjakaja kuukausina (esim. vuosimaksu-tuotteelle tulee asettaa tähän 12 ja kuukausimaksu tuotteelle 1)
• Myyjä = laskuriville voidaan antaa oma myyjä. Myyjäkentällä voidaan myös laskujen muodostuksessa rajata laskutettavia tuotteita. (Ei huomioi asiakkaan takana olevaa myyjää)
• Laskutuspäivät = Informatiivinen kenttä
• Laskutettu saakka = Ohjelma päivittää tätä kenttää ajopäivämäärällä kun kausilaskutus on tehty.
• Laskutus päättyy = Tähän määritellään laskutuksen päättymispäivä (vajaat kuukaudet laskutetaan kuun loppuun), laskutuksen päättyminen tuodaan ilmi generoidun laskun laskutusjaksorivillä
  • Kun Laskutus päättyy -kentän päivämäärä on menneisyydessä, kyseinen tuoterivi ei enää muodostu laskuille
• Sopimus alkaa ja sopimus loppuu = ovat tällä hetkellä vain raportointiin vaikuttavia kenttiä (eli sopimuksen loppuminen ei katkaise laskutusta)
• Lisätieto = Vapaa tekstikenttä, jonka saa laskulle ja raportille tulostumaan tuoterivin jälkeen.
  • Esim. Rahaxi-palvelulaskutuksessa voi tähän kenttään laittaa asiakkaan rahaxi-tunnuksen.

Laskutusrivin aktivoituu kunnes Laskutettu saakka saavuttaa Laskutus päättyy päivämäärän

Kausilaskutuksen muodostaminen

Kausilaskutuksen muodostaminen tehdään WinSKJ/Laskutus/Liittymät/Kausilaskutus-valikon kautta.

Käyttöliittyymään kentät ovat seuraavat:

• Käytettävä myyjä = kentällä kaksi merkitystä
  • tulee laskulle myyjäksi.
  • voidaan rajata (ks. ehto Vain valitun myyjän laskut) laskutettavat tuoterivit.
• Laskujen kirjauspvm =  mille päivälle lasku kirjataan. 
• Laskutuspäivä = Päivä, jonka perusteella kasuilaskutettavat rivit otetaan mukaan laskutukseen
  • Tee laskutus etukäteen-asetuksen ollessa
    • Päällä  - kausilaskutetaan jaksoa tästä päivästä alkaen (kuukausittain laskutuksessa tyypillisesti kuun ensimmäinen päivä)
    • Pois - kausilaskutetaan jaksoa tähän päivään päättyen (kuukausittain laskutuksessa tyypillisesti kuun viimeinen päivä)
• Laskunarvopäivä = jos eri kuin laskutuspäivä
• Maksuehto = Laskun maksuehto. (Ei huomioi asiakkaan tai laskutuksen perustiedoissa olevaa maksuehtoa)
• Laskusarja-ikkuna = voidaan valita mille laskunumerosarjalle (mikäli laskunumerosarjat käytössä) laskut kirjataan.
• Vain valitun myyjän laskut = jos ruksittu, poimitaan asiakastiedoista laskutukseen mukaan vain ne kausilaskutuksen tuoterivit, joilla on sama myyjä kuin 'Käytettävä myyjä' kenttään valittu myyjä.
• Lisää laskutusväli laskuriveille = Laskuriville saadaan info-teksti, jossa on laskutusvälin pituus, esim. Laskutusjakso 1.2.2009 - 2.4.2009. Teksti tulostuu laskulle laskurivin yläpuolelle.
• Tekstirivi tuoterivin jälkeen = laskulle saadaan asiakastiedoista Kausilaskutus-välilehdellä määritelty 'Lisätieto'-teksti laskurivin jälkeiseksi riviksi.
• Ostohinta asiakkaalta = ostohintana käytetään asiakkaalle tuoteylläpidon kausilaskutus näkymässä määritettyä ostohintaa
• Päivävuokralaskutus = Päivävuokralaskutus
• Tee laskutus etukäteen = mikäli valittuna laskutetaan laskutusväli etukäteen
• Laskutetaan pääyritystä = jos valittu, ja asiakkaalle on määritetty pääyritys laskutetaan pääyritystä
• Tekstirivi laskulle = laskulle saadaan ensimmäiseksi laskuriviksi tähän kenttään syötetty teksti.
• Viitteemme = tämä teksti tulee laskulle viitteeksi.

Tulostettavat tuoteet raporttiin vaikuttavat tekijät

• Tulosta vain jos sopimuksen loppu on annettu = raportoi vain kausilaskutusrivit, joille on määritetty sopimuksen päättymispäivä
• Tuotenumero alk. ja tuotenumero lop. = rajaa tulostettavat tuotteet
• Asiakasryhmä alkaen ja loppuen = rajaa asikasryhmän
• Vain valitun myyjän laskut = rajaa raportin käytetyn myyjän laskuihin

Kun käyttöliittymän kentät on täytetty käynnistetään laskujen muodostus 'Tee laskut'-painikkeella. Ajon päätyttyä tulee ilmoitus kuinka monta laskua on luotu ja laskujen yhteissumma.

Kausilaskutuksen laskujen tulostus

Kausilaskutuksen laskut päätyvät muodostusajon jälkeen laskurekisteriin, josta ne voi käydä tulostamassa. Tulostuksen voi tehdä lasku kerrallaan (WinSKJ\Laskun kirjaus) tai eräajona (WinSKJ\Laskutus\Tulostus).

Kausilaskutuksen lasku

Kausilaskutuksen mallilasku tehtynä yllä olevilla ruudunkaappaus-kuvien mukaisilla asetuksilla.

Kausilaskutus-raportti

Kausilaskutus-raportti löytyy WinSKJ/Laskutus/Liittymät/Kausilaskutus-käyttöliittymästä kohdasta Tulosta raportti / Esikatsele raportti. Raportille tulee kaikki asiakkaat, joille on määriteltynä kausilaskutustiedot (Asiakastiedot/Vakio- Kausilaskutus-välilehti).
Raportilla ilmenee Asiakkaan nimi, lisätieto, määrä A-hinta, Laskurivi yhteensä-summa, tiedon perustuspvm ja viimeisin laskutusajankohta. Huomoitavaa on siis että raportilla raportoidaan KAIKKI asiakkaat, joilta löytyy kausilaskutustietoja, ei pelkästään laskutettuja.
Raportilla ei ole mahdollista tehdä rajauksia (2.4.09 tilanne).

Kausilaskutus lisätietoja

Kausilaskutus-laskuajo tarkistaa asiakkaan tiedoista kausilaskutus-välilehdeltä LaskutettuPvm:n, jos laskun muodostuksen haluaa tehdä uudestaan voi tätä kenttää käydä muuttamassa.

Toistaiseksi (5.1.2016) laskutusväli on tuettuna ainoastaan kuukauden kertoimilla.

Laskuttaminen etukäteen

Mikäli halutaan tehdä laskutuksia etukäteen, voidaan laskutus näin tehdä. Esimerkiksi, jos halutaan laskuttaa palveluveloitus 3kk etukäteen tästä hetkestä eteenpäin.

Perustetaan ensin myyjänumero, "Etukäteislaskutettavat" jonka alle voidaan laittaa etukäteislaskutettavat kausilaskutusrivit.

• Tuotteeksi tuote, joka halutaan laskuttaa
• Laskutusväliksi se väli (kuukausissa), jonka välein halutaan laskuttaa (esimerkissä 3)
• Hinnaksi se, kuinka paljon yhdellä tuotteella on hintaa
• Hinnanjakajaksi määritetään kuukausituotteen kohdalla 1 (vuosituotteella 12)
• Määräksi se määrä, kuinka paljon laskutusjaksossa halutaan tuotetta laskuttaa (jos 1 tuote per kuukausi, määräksi 3)
• Myyjäksi perustettu myyjänumero (esimerkissä 9)

Tämän jälkeen ajetaan kausilaskutus:

• Laskutuspäiväksi se päivä, josta alkaen halutaan laskuttaa
• Arvopäiväksi se päivä, josta halutaan eräpäivän laskemisen aloitettavan
• Myyjäksi perustettu myyjänumero (esimerkissä 9)
• Ruksataan 'Vain valitun myyjän laskut'
• Ruksataan 'Lisää laskutusväli laskuriveille'

Muodostuva lasku (muodostetulle laskulle kirjataan laskutusjakson perään teksti "Laskutus päättyy", jos laskutuksen päättymispäivä on saavutettu):

Laskutus etukäteen halutusta päivästä lähtien

Mikäli halutaan tehdä laskutuksia etukäteen halutusta päivästä lähtien,

• ruksataan kohta " Tee laskutus etukäteen".
• Kun kohta on ruksattu, annetaan laskun päiväykseen pvm jolle lasku muodostetaan.
• Tästä päivästä lasketaan seuraava laskutuspäivä eteenpäin laskutusvälin mukaan.
• Tällöin myös määrä kerrotaan laskutusvälien määrällä esim. jos määrä on 2 ja laskutusväli 3 saadaan laskulle määräksi 2 kertaa 3 eli 6. Jolla rivin netto lasketaan.
• Vuokralaskutus ei voi olla päällä jos käytetään etukäteislaskutusta.