Laskupalvelu
- Tommi Savikko
- Mikko Marjamaa
- Jarno Ruutinen
| Sisällysluettelo |
|---|
Käyttöönotto
Laskupalvelun käyttöönotto vaatii seuraavat toimenpiteet:
- SKJ-Ohjelmapäivitys
- Suosittelemme aina uusinta ohjelmistoversiota.
- Tarkista ohjelmistoversion sopivuus SKJ Tukikumppaniltasi.
- Lisenssissä tulee olla aktivoituna Laskutuspalvelu
- Varmistetaan, että Tiedosto -> Asetukset on määritelty:
- pankkitilien IBAN / SWIFT -koodit
- Verkkolaskuosoite ja -operaattori
- Syötetään Laskutus -> Asetukset -dialogiin:
- Laskutuksen asetuksissa tulee olla valittuna "laskutuspalvelu käytössä"
- Omaksi verkkolaskuosoitteeksi syötetään 0037 + y-tunnus ilman viivaa:
- Esim, y-tunnus 123456-7, verkkolaskuosoite 00371234567
- Finvoice-versionumeroksi 1.3
- Verkkolaskuoperaattorilla ei ole merkitystä
- Verkkolaskujen polulla / tiedostonimellä ei ole merkitystä
- Käynnistä asetusten jälkeen SKJ-ohjelmisto uudelleen
Palomuurin osalta on huomioitava, että ohjelma käyttää kommunikointiin porttia TCP/2238. Tietoliikenne on salattua ja se hoidetaan täysin ohjelmiston sisällä.
Laskutus
SKJ Systems Ltd Oy laskuttaa laskupalvelun käytöstä kuukausittain jälkikäteen. Jokainen lähetetty lasku laskutetaan. Esimerkiksi oikeamuotoinen, mutta silti virheellinen Finvoice-osoite aiheuttaa Finvoice-laskun lähetyksen eteenpäin ja se laskutetaan. Myös vanhan laskun uudelleen lähettäminen katsotaa lähetyskerraksi, vaikka lasku olisi laskutettu aiempina kuukausina.
Asiakaskohtaiset määritykset
Asiakkaille tulee syöttää laskutustiedot.
Verkkolaskutukseen (Finvoice) tarvittavat tiedot ovat:
- Verkkolaskuosoite pakollinen
- Verkkolaskuoperaattori pakollinen
- OVT-tunnus käytetään, jos on
Mikäli asiakas on ilmoittanut ainoastaan OVT-tunnuksensa, käytetään OVT-tunnusta kentässä "Finvoiceosoite". Ajantasaiset verkkolaskuosoitteet voit tarkistaa Tieken palvelusta: https://verkkolaskuosoite.fi .
Laskut lähetetään asiakkaalle seuraavalla päättelyketjulla:
- Jos asiakkaalle syötetty verkkolaskuosoite, lähetetään lasku verkkolaskuna
- Jos asiakkaalle ei ole syötetty verkkolaskuosoitetta, yritetään lähettää lasku PDF-muotoisena Laskutus s-posti -osoitteeseen
- Jos asiakkaalle ei ole syötetty laskutussähköpostia, lähetetään asiakkaalle paperilasku postitse
Asiakaskohtaisesti päättelyketjua voi muuttaa asiakastiedoista, asetuksesta laskupalvelun välitystapa.
Käyttö
Laskuja voi lähettää laskupalveluun kaikista toiminnoista, jossa muodostuu laskuja:
- Laskun kirjaus -> Tulostus
- Laskutus -> Tulostus
- Tilien saldonsiirto
- Myyntitilauksen toimitus (Yksittäinen tilaus, ei 'Tilausten tulostus' -toimitustapa)
- Lasku kassalta (pikalasku)
- Kausilaskutus muodostaa laskut ja ne tulostetaan Laskutus -> Tulostus -toiminnolla
Laskun lähettäminen Laskupalveluun tapahtuu "tulostamalla" lasku Laskupalveluun laskun kirjauksessa.
Laskujen mahdollisia virheitä (syöttövirheet verkkolaskuosoitteissa jne) pystyy tarkkailemaan laskukohtaisesti "Loki" -välilehdellä Laskun kirjauksessa.
Huom
Loki päivittyy laskujen lähetyksen ja laskulokin (Laskutus -> Selaa laskutuslokia) avauksen yhteydessä.
Lokin mukaan päivittyy myös laskun Perustiedot-välilehdellä näkyvä Laskupalvelu-"pallo".
Kun Laskupalvelu-pallo on vihreä , niin lasku on lähetetty Laskupalvelusta onnistuneesti eteenpäin asiakastietojen mukaisesti.
Kun Laskupalvelu-pallo on keltainen , niin lasku on lähetetty SKJ:stä Laskupalveluun, mutta vastaanotosta odotetaan vielä kuittausta.
Kun Laskupalvelu-pallo on punainen , niin joko laskun lähetyksessä Laskupalveluun, lähetyksessä asiakkaalle tai Laskupalvelusta saadun vastaanotto- tai lähetyskuittauksen tulkinnassa on tapahtunut jonkin sortin virhe. Lisätietoa virheestä on luettavissa laskun Loki-välilehdeltä.
Jos Laskupalvelu-palloa ei näy, niin laskua ei ole lähetetty Laskupalveluun laisinkaan.
Kunkin värin tilasta saa pienen ohjeistuksen myös SKJ:ssä pitämällä hiirtä Laskupalvelu-pallon päällä.
Raportointi
Kun lasku on lähetetty laskupalveluun, kirjautuu jokaisesta laskusta oma lokimerkintänsä laskun taakse.
Tiedot näkee sekä laskun kirjaus -dialogista, Loki -välilehdeltä yksittäisen laskun kohdalta ja Laskutus -> Selaa laskutuslokia -toiminnon kautta kaikista laskuista.
Huom
Loki päivittyy laskujen lähetyksen ja laskulokin (Laskutus -> Selaa laskutuslokia) avauksen yhteydessä.
Palaute generoituu SKJ Laskupalvelusta aina tunnin välein. Huomioitavaa on, että oikein jatkokäsittelyyn päätynyt Finvoice -lasku saattaa kuitenkin joissain tapauksissa palautua vastaanottajan järjestelmistä takaisin. Tästä syystä on hyvä seurata säännöllisesti laskutuslokia.
Laskupalvelun välitystietojen raportointi jakautuu kahteen vaiheeseen:
- Sähköisen laskutiedoston siirto laskupalveluun
- Laskun jatkokäsittely
Laskun kirjaus -ruudussa sekä laskutuslokissa näytetään laskukohtaisesti laskun tila liikennevaloilla:
- Vihreä = OK, lasku on lähtenyt asiakkaalle
- Keltainen =
- Lasku siirretty onnistuneesti laskupalveluun, odottaa lähetystä (Tässä voi mennä parikin päivää, että laskun tila päivittyy)
- Raporttia ei ole haettu laskupalvelusta
- Käy 'Laskutuslokin selaus' toiminnossa, niin raportti yritetään hakea uudestaan laskupalvelusta.
- Käy 'Laskutuslokin selaus' toiminnossa, niin raportti yritetään hakea uudestaan laskupalvelusta.
- Punainen = Vaatii toimia, katso lokimerkintä laskujen kirjauksen Loki-välilehdeltä tai laskutuslokin selauksesta
Palvelumaksut
Palvelumaksut ovat laskukohtaisia ja ne veloitetaan kuukausittain. Tarkemmista hinnoista voitte kysyä tukikumppaniltanne.