Laskun suorittaminen viitesiirtotiedostolla

Owned by Nethit Admin (Unlicensed)
Last updated: Feb 06, 2023 by Timo Vuolteenaho
3 min read

Viitesiirtotiedosto (KTL / Konekielinen tapahtumaluettelo) on pankin tuottama konekielinen aineisto, jonka perusteella voidaan SKJ-järjestelmään kirjata laskujen suorituksia automaattisesti.

Vain XML-muotoisesta SEPA-viitesiirtoaineistosta (standardi camt054c-muoto) luetaan myös kirjanpitotili (KP-tili).

Sisällysluettelo

Muut aiheeseen liittyvät artikkelit:

SKJ lisenssien tilaaminen

  • Laskutus=True

Pankkisopimuksen teko

Pyydä pankistasi lupaa hakea KTL-tiedosto (Konekielinen tapahtumaluettelo / viitemaksut) joko verkkopankista tai työasemalle asennettavasta ohjelmasta.

KTL-tiedostot alkavat muodostua vasta hetkestä, jolloin pankissa tehdään tästä sopimus, joten hoida asia ajoissa kuntoon.


Pankkiohjelman määritysten teko (tarvittaessa)

Suurin osa pankeista antaa nykyään ladata KTL tiedoston suoraan verkkopankista internet selaimella, joten pankkiohjelmia tarvitsee nykyään asentaa harvoin.

Pankkiohjelmaan tulee määrittää

  • ensinnäkin, että tiedosto haetaan pankista.
  • Toisekseen pitää määritellä mihin pankkiohjelma tallentaa viitesiirtotiedoston.

Näiden määritysten teossa auttaa oma pankkisi. 


SKJ-määritysten teko

Viitesiirtotiedostojen asetukset löytyvät Laskutus->Liittymät->Suoritusten päivitys KTL-tiedostosta -valinnan alta.

  1. Valitse hakemistopolkuun oikea hakemisto, josta viitesiirtotiedosto/tiedostot (KTL-tiedosto) löytyy.
    1. Eli mihin kansioon tallennat tiedoston joko verkkopankkiohjelmalla tai koneelle asennetulla pankkiohjelmalla.
    2. Tiedoston nimi voidaan antaa villillä kortilla ( esim TL0123*.* )
  2. Tiedostonimeen kirjoita tiedostonimi, jolla pankkiohjelma on tiedoston tallentanut.
  3. Kun määritykset ovat valmiina, paina Talletus ja hyväksy tallennus painamalla OK.


Käyttö

Kun asetukset ovat valmiina, itse tiedoston päivitys (päivittäinen/viikottainen rutiini) tehdään seuraavasti:

  1. WinSKJ - Laskutus->Liittymät->Suoritusten päivitys KTL-tiedostosta
  2. Paina Aloita.
  3. Ohjelma aloittaa tiedoston päivityksen, ja kun löytää KTL-tiedostosta viitenumeron joka vastaa laskurekisteriä, pyytää hyväksymään sen suorituksen kirjauksen.
    1. Jos suoritus on mielestäsi OK, paina Hyväksy.
    2. Jos et halua, että suoritus kirjataan, paina Hylkää.
    3. Jos suoritus on yli/alisuoritus, valitse mille tilille erotus kirjataan.

Huomioitavaa:

  • Jos haluat, että selvät tapaukset (täysi suoritus) kirjataan ilman hyväksymistä, valitse ruksi 'Kirjaa selvät tapaukset automaattisesti'. Tämä kannattaa tehdä vasta kun olet muutaman kerran nähnyt mitä kirjataan ja miten.
  • Jos viitenumerolle ei löydy vastaavaa laskua, kirjaus ilmoittaa siitä. Esimerkiksi asiakas on syöttänyt laskun numeron viitekenttään eikä viitettä. Ota laskunumero ylös ja tarkista tarvitseeko jokin lasku kirjata suoritetuksi käsin. 

Suorituksen kirjauksen KTL-tiedostosta yhteydessä voi määrittää mitä yli- ja alisuorituksille tehdään:

  1. Jos maksuehtona on laskulla ”käteisalennusmaksuehto”, ohjelma kirjaa laskun suorituksiin käteisalennuksen oikealle KPTilille (määriteltävissä asetuksissa/oletuksena 3100).
  2. Tilille tulee liikasuoritus ja ruksataan kohta kirjaa ylisuoritus perintäkuluihin, kirjataan ylisuoritus perintäkuluiksi perintätilille (määriteltävissä asetuksissa/oletuksena 7200).
  3. KTL-kirjauksessa on ruksi päällä ”kirjaa selvät tapaukset” ja tilille tulee alisuoritus. Pistetään ruksi ”Kirjaa erotus käteisalennukseksi” -> Laskun suoritusriville tulee käteisalennusrivi, jossa on Kirjautumispvm,Summa,MaksutapaKASSA-ALENNUS,Maksupvm ja KPTili (määriteltävissä asetuksissa/oletuksena 3100).





Käyttömukavuuden parannuksia 2022

Teimme ohjelmistoomme parannuksia vuoden 2022 lopulla.

Mikäli teillä on ohjelmistoversio tuoreempi kuin 12/2022. Laskutus - KTL-tapahtumat valikon takaa pääset katsomaan käsin tai automaattisesti ajettuja KTL viitesuorituksia takautuvasti.

Meillä on myös saatavilla toiminto, että Cash-In noutaa asiakkaan puolesta KTL aineiston. Asiakkaan ei tarvitse itse käydä lataamassa KTL aineisto verkkopankistaan päivittäin.

  • Edellyttää Perintäliittymän asennuksen ja perintäpalvelusopimuksen Cash-Inin kanssa, jonka käyttöönotosta ei tule erikseen asiakkaalle mitään kustannuksia.

Sisäänrakennetun raporttijono toiminnon avulla KTL aineisto luetaan automaattisesti järjestelmään. Näin reskontran hoitajalla säästyy päivittäin aikaa muille päivän rutiineille.



Esimerkkitapauksia

Kassa-ale

  1. Tein laskun 55,35 e, jolle suoritusta 55,00 e KTL kirjauksen yhteydessä, ruksasin kirjaa alisuoritus kassa-aleksi.
    • Ohjelma vei suorituksiin 55 e ja kirjasi kassa-aleksi 35 centtiä ja tiliksi kassa-ale tili.
  2. Tein laskun 110,70 jolle maksuehdossa ale 50 % 30 pv ja suoritusta 55,35 e.
    • Ohjelma kirjasi suorituksiin 55,35 e ja kassa-alennuksiin automaattisesti 55,35 e ja tiliksi kassa-ale tili koska KTL kirjaus oli alennuspäivien sisällä.
  3. Tein laskun 116,24 jolle maksuehdossa ale 50 % 30 pv ja suoritusta 55,35 e. Ajoin KTL kirjauksen, ruksasin kirjaa alisuoritus kassa-aleksi.
    • Ohjelma kirjasi suorituksiin 53,35 e ja kassa-alennuksiin 60,89 e ja tiliksi kassa-ale tilin.

Perintätuotto

Tein laskun 44,28 e jolle KTL- aineistossa suoritus 55,35 e. Merkkasin kirjauksen yhteydessä kirjaa ylisuoritus perintätuottoihin.
Ohjelma kirjasi suorituksen KTL 55,35 e tälle KTL miinussuorituksen -11,07 ja lopuksi 11.07 perintätuottoihin ja tiliksi asetuksissa olevan perintätuottotilin.