Sisällysluettelo

1. Asiakkaan hakeminen

1.1 Jäsennumero

Jäsennumero-kenttää klikkaamalla voidaan näppäillä caravan-jäsennumero käsin, esim siinä tilanteessa että voimassa olevan caravan-kortin magneettiraita on vioittunut eikä sitä voida lukea.

1.2 Magneettikortti

Magneettikortti-kenttä on olemassa sitä varten että jos magneettikortinlukija on määritelty näppäimistömoodiin, jolloin se toimii näppäimistön kaltaisesti eli kun kortti luetaan niin se "painelee näppäimistön näppäimiä". Tässä tilanteessa magneettikortinlukija tarvitsee jonkin tilan johonka tämä näppäily kohdistetaan. Kun magneettikortilukija on näppäimistötilassa ja caravan-kortti luetaan niin tämä kenttä on se joka vastaanottaa silloin "näppäimien painallukset".

1.3 Asiakashaku

Mikäli halutaan kirjata sisään ja ulos sellaisiakin asiakkaita, jotka eivät ole minkään caravan-jäsenyhdistyksen jäseniä, voidaan asiakkaat valita joko asiakashaku-painikkeen kautta tai mikäli "kassan nykyinen asiakas kirjauslomakkeelle" on valittuna, niin silloin järjestelmä siirtää kassalla aktiivisena olevan asiakkaan automaattisesti asiakkaaksi kirjauslomakkeille.

2. Lomakkeiden ylälaidassa näkyviä tietoja

2.1 Asiakasnumero

Järjestelmän sisäinen asiakasnumero.

2.2 Jäsennumero

SF Caravan Ry:n antama caravan-jäsennumero.

2.3 Nimi

Muodostetaan nimi- ja nimi2 kentistä.

2.4 Osoite

Käyntiosoitteen osoite.

2.5 Postinumero

Käyntiosoitteen postinumero.

2.6 Yhdistys

Asiakasryhmä, johon asiakas kuuluu. Oletuksena uuden asiakkaan luonnissa asiakasryhmän numero on 1000. Tarkoitus on että asiakasryhmien numerot määriteltäisiin vastaamaan SF Caravan Ry:n alueyhdistysten numeroita.

3. Sisäänkirjaus

3.1 Raportit

Raportit-painikkeen takaa aukeavalta lomakkeelta löytyy useampia eri raportteja, joille kullekin on omat nappinsa. Näitä raportteja voidaan esikatsella ilman tulostamista tai tulostaa ne paperille.

Viranomaisraportilla saa lyhyen yhteenvedon alueella sisällä olevien henkilöiden määristä.

Vierailijalista-raportilla saa tarkat tiedot alueella tietyllä ajan hetkellä tai tietyllä aikavälillä alueelle kirjautuneista henkilöistä. Mikäli raportti otetaan esim. vuoden ajalta, voi samalla henkilöllä näkyä useampia vierailuja.

Vierailut ryhmittäin -raportti tarjoaa tietoa vierailijoista alueyhdistyksittäin jaoteltuna. Raportin sarakkeet: Aikuisia = montako aikuista on yhteensä ollut kirjautuneena valitulla aikavälillä. Lapsia = montako lasta on yhteensä ollut kirjautuneena valitulla aikavälillä. HlöYht = aikuisten ja lasten yhteenlaskettu summa. Vaunuja ja autoja = montako matkailuvaunua ja autoa on alueelle kirjattu valitulla aikavälillä. Kirjautumisia = kirjautumistapahtumien kokonaismäärä valitulla aikavälillä (yhdellä kirjautumisella voidaan kirjata sisään useampia henkilöitä jne). Jos siisään kirjautuu kerralla 2 aikuista ja 1 lapsi tulee kirjaantumistapahtumien lukumääräksi 1 kirjaus. KirjVrkYht = kirjautumisvuorokausia yhteensä, eli siis kaikkien kirjautumisten yhteiskeston summa vuorokausina. Jos sisään kirjataan 2 aikuista ja 1 lapsi ja vierailu kestää 3 vrk, kasvaa KirjVrkYht 3 vuorokaudella.HlöVrkYht = henkilövuorokausia yhteensä eli siis kirjautuneiden henkilöiden lukumäärä kertaa vierailun kesto. Jos sisään kirjataan 2 aikuista ja 1 lapsi ja vierailu kestää 3 vrk, kasvaa HlöVrkYht yhdeksällä vuorokaudella, koska yövyttyjä henkilövuorokausia tulee tämän vierailun osalta tällöin täyteen 9 kpl. KirjVrkKa = yhden vierailun pituuden keskiarvo. Vaunuja ja autoja VrkYht = auto ja vaunukohtaisesti laskettu HlöVrkYht vastaava luku eli autovuorokaudet.

3.2 Matkustajailmoitus

Matkustajailmoitus-painikkeella voidaan tulostaa uudestaan matkustajailmoituksia asiakkaan vierailuille, esim. jos tulostus on mennyt pieleen automaattisessa matkustajailmoituksen tulostuksessa. Jos sisäänkirjauslomakkeelle valittu asiakas on juuri tällä hetkellä kirjautunut sisälle alueelle, tulostetaan meneillään olevan vierailun matkustajailmoitus. Mikäli sisäänkirjauslomakkeella valittu asiakas ei ole kirjautuneena alueelle, näytetään lista asiakkaan vanhoista ja mahdollisista tulevaisuuteen kirjatuista vierailuista, joista käyttäjä voi valita jonkin vierailun, jolle matkustajailmoitus tulostetaan. Jos sisäänkirjautumislomakkeella ei ole asiakasta valittuna, on mahdollista tulostaa tyhjä matkustajailmoitus.

3.3 Vierailut

Vierailut-painikkeen takaa voidaan tarkastella kaikkia tietyn asiakkaan vierailuja, sekä poistaa virheellisiä kirjauksia lomakkeen ylälaidasta löytyvällä miinus-napilla. Ennen poistoa on valittava se rivi, jossa on sen vierailun tiedot, joka halutaan poistaa. Rivin voi valita lomakkeen ylälaidassa olevilla nuolinäppäimillä. Vierailut on järjestetty (ilmoitetun) saapumisajan mukaan laskevassa järjestyksessä, eli uusin vierailu ensin.

3.4 Aikuiset

Sisäänkirjattavien aikuisten lukumäärä. Lukemaa tarvitaan viranomaisraporttiin ja mikäli aikuisen yöpymiselle on määritetty caravan-tuoteylläpidossa jokin tuote, niin se siirretään kuitille yövyttyjen vuorokausien ja aikuisten määrän tulona. Aikuisten yöpymisinä myytävä tuote määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "aikuiset".

3.5 Lapset

Sisäänkirjattavien lasten lukumäärä. Lukemaa tarvitaan viranomaisraporttiin ja mikäli lasten yöpymiselle on määritetty caravan-tuoteylläpidossa jokin tuote, niin se siirretään kuitille yövyttyjen vuorokausien ja lasten määrän tulona. Lasten yöpymisinä myytävä tuote määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "lapset".

3.6 Vaunut

Sisäänkirjattavien matkailuvaunujen lukumäärä. Lukemaa tarvitaan viranomaisraporttiin ja mikäli matkailuvaunujen yöpymiselle on määritetty caravan-tuoteylläpidossa jokin tuote, niin se siirretään kuitille yövyttyjen vuorokausien ja matkailuvaunujen määrän tulona. Matkailuvaunujen yöpymisinä myytävä tuote määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "vaunut".

3.7 Autot

Sisäänkirjattavien matkailuautojen lukumäärä. Lukemaa tarvitaan viranomaisraporttiin ja mikäli matkailuautojen yöpymiselle on määritetty caravan-tuoteylläpidossa jokin tuote, niin se siirretään kuitille yövyttyjen vuorokausien ja matkailuautojen määrän tulona. Matkailuautojen yöpymisinä myytävä tuote määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "autot".

3.8 Vuorokaudet

Montako vuorokautta vierailu kestää. Mikäli "lähtöpäivä ei ole tiedossa"-asetus on kytketty päälle, niin vuorokausien määrää ei näytetä sisäänkirjauskäyttöliittymässä, koska vuorokausien määrä ei tällöin määritysten mukaan ole tiedossa. Vierailun keston todelliset vuorokaudet lasketaan uloskirjauksen yhteydessä.

3.9 Lähtöpäivä

Se päivä jolloin asiakas suunnittelee poistuvansa leirintäalueelta. Mikäli "lähtöpäivä ei ole tiedossa"-asetus on kytketty päälle, niin lähtöpäivään kontrolleja ei näytetä sisäänkirjauslomakkeella, koska lähtöpäivä ei ole tiedossa.

3.10 Saapumispäivä

Se päivä jolloin asiakas saapuu alueelle. Mikäli asetukset ("saapumispäivä on aina kirjauspäivä" ja "saapumispäivä voi olla menneisyydessä") sallivat, voi saapumispäivä olla kuluva päivä, olla menneisyydessä tai olla tulevaisuudessa. Mikäli "saapumispäivä on aina kirjauspäivä"-asetus on kytketty päälle, niin saapumispäivän kontrolleja ei näytetä sisäänkirjauslomakkeella, koska saapumispäiväksi tulkitaan tällöin aina kuluva päivä.

3.11 Sähkönmyynti

Sähköä voidaan myydä kulutusperusteisesti (kWh) tai vuorokausiperusteisesti tai ei ollenkaan. Valinta tehdään sähkömyynti-radiogroup:in avulla, tai esim. suoraan klikkaamalla "sähkön alkulukema"-kenttää, jossa lukee "Ei annettu", mikäli sähkön alkulukemaa ei ole annettu. Mikäli kirjattu sähkön kulutuslukema halutaan perua, voidaan kenttää klikata uudestaan ja valita aukeavasta arvon syöttöikkunasta "peruuta", jonka jälkeen "sähkön alkulukema"-kentän tekstiksi vaihtuu taas "Ei annettu". Vuorokausiveloitteisesti myytävä sähkö määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "sähköpäivä". Kulutusveloitteisesti myytävä sähkö määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "kWh sähkö".

3.12 Sähkön alkulukema

Jos sähköä halutaan myydä kulutusveloitteisesti ja sähkön kulutus halutaan sitoa vierailuun, voidaan sähkönkulutuksen alkulukema vierailun alkaessa kirjata "sähkön alkulukema"-kenttään. Mikäli sähkönkulutuksen alkulukema annetaan sisäänkirjautuessa, on sähkönkulutuksen loppulukema aina annettava uloskirjautumisen yhteydessä, koska muuten uloskirjaus ei ole sallittua. Jos lukemaa ei ole tiedossa uloskirjauksen yhteydessä, voidaan syöttää sama lukema kuin sisäänkirjauksen yhteydessäkin on syötetty, jolloin kulutukseksi muodostuu 0 kWh eikä sähkön kulutuksesta veloiteta. Sähkön alkulukema kirjataan klikkaamalla "sähkön alkulukema"-kenttää, jossa lukee "Ei annettu", mikäli sähkön alkulukemaa ei ole annettu. Mikäli kirjattu sähkön kulutuslukema halutaan perua, voidaan kenttää klikata uudestaan ja valita aukeavasta arvon syöttöikkunasta "peruuta", jonka jälkeen "sähkön alkulukema"-kentän tekstiksi vaihtuu taas "Ei annettu". Vuorokausiveloitteisesti myytävä sähkö määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "sähköpäivä". Kulutusveloitteisesti myytävä sähkö määritellään caravan-tuoteylläpidossa (kassan yleisasetukset, caravan-välilehti, tuotteet-nappi) kohdassa "kWh sähkö".

3.13 Lähtöpäivä ei tiedossa

Jos tämä toiminto (ruksi, checkbox) on näkyvissä, niin ottamalla ruksi pois voidaan kirjata sisään kirjattava vierailu saman tien päättyneeksi. Tämä on kätevää esimerkiksi kausipaikkalaisten kohdalla.

4. Uloskirjaus

Uloskirjauslomakkeella näkyvät kontrollit vastaavat niitä mitkä näkyvät sisäänkirjauslomakkeella, tosin sillä erotuksella että nyt ollaan kirjaamassa asiakasta ulos leirintäalueelta eikä sisään leirintäalueelle. Osa kontrolleista sijaitsee vain sisäänkirjauslomakkeella.

5. Caravankortti -toiminto

Caravankortti-toiminnolla voidaan hakea caravan-korttiin liitetty asiakas aktiiviseksi asiakkaaksi kassalle. Toiminto on olemassa helpottamaan vaikkapa pyykinpesun tai saunavuorojen veloitusta. Tällöin on myös mahdollista helposti käyttää asiakasryhmäperusteista hinnoittelua.

6. kWh-Muisti -toiminto

Sähkön myynti on mahdollista sitoa joko vierailuun sisään- ja uloskirjaustoimintojen yhteydessä tai pitää täysin erillään vierailusta "caravan kWh-muisti"-toiminnon avulla. "caravan kWh-muisti" -toiminto muistaa yhden kWh-lukeman asiakkaalle. Toiminnon avulla voidaan muuttaa tätä muistettavaa ns. alkulukemaa, jota käytetään sähkön veloitusperusteen alkukohtana. Kun kWh-muistitoiminnon avulla halutaan veloittaa sähkön käytöstä, kerrotaan myös sähkönkulutuksen loppulukema ja tehdään kirjaus. Toiminto laskee automaattisesti sähkön kulutuksesta aiheutuneen kustannuksen ja siirtää sen kassan kuitille asiakkaalta veloitusta varten. Veloituksen tekemisen yhteydessä uusi kWh-loppulukema siiretään seuraavalle kerralle kWh-alkulukemaksi. Näin ollen mikäli sähköä ei ole kulutettu muualla ollessa, voidaan jatkaa helposti siitä mihin viimeksi jäätiin. Mikäli asiakas on vieraillut esimerkiksi ulkomailla välillä samalla matkailuautolla jossa kWh-mittari sijaitsee ja kuluttanut siellä sähköä tällä mittarilla, niin voidaan tällöin kWh-alkulukema päivittää tilannetta vastaavasti. Näin ollen asiakkaalta ei siis veloiteta sähköä kahteen kertaan.

7. Asetukset

7.1 Saapumispäivä on aina kirjauspäivä

Tarkoittaa sitä että kun asiakas kirjataan sisään leirintäalueelle, merkitään saapumispäiväksi aina kuluva päivä. Näin ollen kun tämä asetus on päällä, asiakasta ei voida kirjata sisään siten että saapumispäivä olisi tulevaisuudessa tai menneisyydessä. Tämän vuoksi myös sisäänkirjauslomakkeelta poistetaan saapumispäivän määrittely. Asetus voidaan kytkeä pois päältä jos asiakkaiden vierailuja halutaan jälkikäteen kirjata järjestelmään, jolloin saapumispäivä olisi menneisyydessä eikä se siis voisi olla kirjauspäivä. Tai mahdollisesti joku on saapunut alueelle myöhään yöllä, ja tulee seuraavana päivänä ilmoittamaan saapuneensa jo eilen.

7.2 Saapumispäivä voi olla menneisyydessä

Tarkoittaa sitä että kun asiakas kirjataan sisään leirintäalueelle, voidaan saapumispäiväksi merkitä jokin sellainen päivä, joka on ennen meneillään olevaa kirjauspäivää. Asetus voidaan kytkeä päälle jos asiakkaiden vierailuja halutaan jälkikäteen kirjata järjestelmään, jolloin saapumispäivä olisi menneisyydessä eikä se siis voisi olla kirjauspäivä. Tai mahdollisesti joku on saapunut alueelle myöhään yöllä, ja tulee seuraavana päivänä ilmoittamaan saapuneensa jo eilen.

7.3 Lähtöpäivä ei ole tiedossa

Mikäli alueelta poislähtöpäivä halutaan jättää avoimeksi, voidaan tämä asetus kytkeä päälle. Tällöin maksulliset tuotteet siirretään kuitille aina uloskirjauksen yhteydessä, koska sisäänkirjaushetkellä vierailun kesto ei ole tiedossa. Mikäli asiakkat halutaan rahastaa sisäänkirjautumisen yhteydessä, niin tämä asetus ei silloin voi olla päällä. Jos rahastus halutaan tehdä sisäänkirjauksen yhteydessä, niin silloin vierailun kesto on pakko tietää sisäänkirjauksen yhteydessä. Jos lähtöpäivä ei ole tiedossa, niin sisäänkirjauslomakkeelta poistetaan "vuorokaudet" kontrollit sekä lähtöpäivän kontrollit.

7.4 Lähtöpäivä voi olla menneisyydessä

Jos halutaan sallia vierailujen kirjaukset myös siten että lähtöpäiväkin voidaan kirjata menneisyyteen, on tämä asetus asetettava päälle. Asetus voidaan kytkeä päälle jos asiakkaiden vierailuja halutaan jälkikäteen kirjata järjestelmään, jolloin saapumispäivä olisi menneisyydessä eikä se siis voisi olla kirjauspäivä.

7.5 Sisään- ja uloskirjaus vain tyhjälle kuitille

Mikäli tämä asetus on päällä, ei sisäänkirjaus- ja uloskirjaustoiminnot ole sallittuja jos kuitti ei ole tyhjä, vaan sillä on esim. tuotteita. Jos asetus ei ole päällä, voidana sisään- ja uloskirjaustoimintoja käyttää vaikka kuitilla olisi muitakin tuotteita jo ennästään.

7.6 Huomioikkuna ruudulle asiakkaan velasta

Mikäli asiakkaalla on tilimyyntivelkaa ja tämä asetus on päällä, näytetään käyttäjälle ponnahdusikkuna, jossa muistutetaan velan olemassaolosta ja kehoitetaan rahastamaan velka. Mikäli asetus on pois päältä, ilmoitetaan vanhasta tilivelasta pelkästään kuitilla.

7.7 Varmista kirjaukset käyttäjältä

Mikäli tämä asetus on päällä, näytetään käyttäjälle tekeillä olevan kirjauksen tiedot ja kysytään varmistus että halutaanko kirjaus varmasti tehdä.

7.8 Kassan nykyinen asiakas kirjauslomakkeelle

Mikäli tämä asetus on päällä, valitaan kassalle valittu nykyinen asiakas automaattisesti asiakkaaksi myös sisäänkirjaus-, uloskirjaus- ja kWh-sähkönmyyntilomakkeelle.

7.9 Siirrä tuotteet kuitille sisäänkirjauksessa

Mikäli tämä asetus on päällä, vierailun tietojen perusteella maksulliset tuotteet siirretään kuitille sisäänkirjauksen yhteydessä. Mikäli tämä asetus on poissa päältä, vierailun tietojen perusteella maksulliset tuotteet siirretään kuitille uloskirjauksen yhteydessä.

7.10 Ehdota lähtöpäivää kausipaikkalaisille N vrk päähän saapumisesta

Mikäli tämä asetus on päällä, ehdotetaan kausipaikkalaisille (kausipaikkahintaryhmäksi määritellyn hintaryhmän asiakkaille) lähtöpäivää esim. 2 vuorokauden päähän saapumisesta. Oletuksena ehdotettava vierailun kesto voidaan valita vapaasti vuorokauden tarkkuudella.

7.11 Lähtöpäivän käyttötapavalinta sisäänkirjauslomakkeella

Mikäli tämä asetus on päällä, voidaan sisäänkirjauslomakkeella valita "lähtöpäivä ei tiedossa" ruksilla että kirjataanko vierailu saman tien päättyneeksi (uloskirjaus) vai ei. Mikäli valinta piilotetaan niin noudatetaan uloskirjauksessa muita asetuksia aina eikä niitä voida silloin sisäänkirjauslomakkeelta muuttaa vierailukohtaisesti.

7.12 Lähtöpäivän käyttötapavalinta ainoastaan kausipaikkalaisilla

Mikäli sisäänkirjausken yhteydessä tehtävä mahdollinen uloskirjauksen valinta halutaan antaa mahdollisuudeksi vain kausipaikkalaisia (kausipaikkahintaryhmäksi määritellyn hintaryhmän asiakkaalle) sisään kirjattaessa, voidaan tämä asetus laittaa päälle.

8. Kausipaikkalaisten ylläpito

Kassan yleisasetuksissa caravan-välilehdellä, asetukset-napin takaa aukeavalla lomakkeella on kausipaikkojen hintaryhmät -nappi, josta aukeaa kausipaikkalaisten hintaryhmien ylläpitotyökalu. Ylemmässä taulukossa on lueteltu ne hintaryhmät, joiden jäsenet luetaan kausipaikkalaisiksi. Nämä hintaryhmät voivat olla nimetty esim. Kausipaikkalaiset kevät 2016 tai kausipaikkalaiset kevät 2015. Alemmassa taulukossa listataan ylemmästä taulukosta valitun hintaryhmän asiakkaat. Uusia hintaryhmiä voidaan liittää kausipaikkahintaryhmien joukkoon lisää kausipaikkaryhmä -painikkeella. Hintaryhmiä voidaan poistaa kausipaikkahintaryhmien joukosta hintaryhmien selauspainikkeiden joukossa olevalla miinuspainikkeella. Kassalla laskettavat alennukset lasketaan näille hintaryhmille määriteltyjen alennusten perusteella.

9. Raporttipohjat

Kaikki alla olevat raporttipohjat tulee sijaita tietokantahakemistossa eikä sen alihakemistossa määritys. Raporttipohjien nimissä olevan numeron on vastattava käytettyä kassanumeroa.