Reaaliaikainen inventaario (myymäläympäristö)

Mitä tarkoittaa reaaliaikainen inventaario

Reaaliaikaisen inventaarion logiikka on seuraava:

1. Asetetaan inventaarion aloituspäivämäärä sille päivällä jolloin inventaario todellisesti aloitetaan
2. Kun tuotetta inventoidaan, tarkistaa järjestelmä tuotekohtaisesti, onko tuotetta inventoitu vielä kertaakaan inventoinnin aloituspäivämäärän jälkeen
   1. Mikäli tuotteella on vanhaa saldoa (väärää tai oikeaa), ensimmäinen tälle tuotteelle tehty inventaariokirjaus tulee aina olemaan korvaava inventaariokirjaus
   2. Kun tuotetta löytyy lisää, huomaa järjestelmä että tuotetta on jo kerran inventoitu tässä inventaariossa ja täten seuraavat kirjaukset tulevat olemaan lisääviä inventaariokirjauksia
   3. Inventaariokirjaus voidaan pakottaa korvaavaksi haluttaessa (esimerkiksi silloin, kun on inventoitu väärin)

Esimerkki reaaliaikaisesta inventoinnista:

• Tuote A, saldo tällä hetkellä 3 kpl, inventoitu viimeksi 01.08.2020
• Inventaarion aloituspäivämäärä 01.12.2020
• 02.12.2020 tuotetta inventoidaan 2 kpl
  • Koska tuotetta ei ole inventoitu kertaakaan tässä inventaariossa,
  • tuotteen saldoksi muuttuu (korvautuu) 2 kpl
• 03.12.2020 tuotetta löydetään lisää 5 kpl
  • Koska tuotetta on inventoitu jo kerran tässä inventaariossa, oletetaan inventaariokirjaus lisääväksi
  • tuotteen saldoksi tulee 7 kpl

Inventaarion aloittaminen

Aloituspäivämäärän asettaminen (ERITTÄIN TÄRKEÄÄ)

1. WinSKJ > Inventointi > Inventaarion kirjaus.
2. Valitse oikea varastopaikka (mikäli käytössä useampia varastopaikkoja) > avautuu ruutu ”Inventaarion syöttö”.
3. Klikkaa alhaalta näppäintä ”Muut asetukset”.
4. Tarkista, että ”Reaaliaikainen tarkistus ja inventointi”-ruudussa on ruksi ja jos ei ole, laita se siihen.
5. Klikkaa ”Inventaarion aloituspäivä”-lokeron oikeassa reunassa olevaa näppäintä ja valitse kalenterista oikea aloituspäivä.
6. Klikkaa alhaalta ”Paluu”-näppäintä.
7. Klikkaa alhaalta ”Tyhjennä lista”-näppäintä ja hyväksy klikkaamalla ”Yes”.
8. Huom! Tiedonkeruu päätteellä ja kassalla inventointi: Kun muutat ”Inventaarion aloituspäivä” lokeroa tulee piccolinkin palveluohjelma Plserver ja kassa käynnistää uudelleen.
9. Huom! Tarkastakaa kassoilta tallennetut kuitit. Mikäli sinne on jäänyt tallennettu kuitti, on ko. tuotteiden saldot vähentyneet. Kuitin noutaminen ja tuotteiden poisto lisää ne varastoon.

Inventoinnin kirjaus

Voit halutessasi ensin tulostaa inventointialustan ja avata sen sitten inventaarion kirjaukseen. Näin saat haluamasi inventoitavat tuotteet valmiiksi inventointi-ikkunaan ilman, että joudut lukemaan niitä tuote kerrallaan. 

1. WinSKJ-kassajärjestelmä -> Inventointi -> Inventaarion kirjaus.
2. Lue nyt inventoitava tuote ja paina Enter.
   1. Normaalit tuotteet:
      1. Syötä tuotteiden määrä ja paina Enter.
      2. HUOM myös 0 (nolla) kuuluu kuitata Enterillä.
   2. Värikokotuotteet:
      1. Syötä avautuvaan ruutuun kaikki koot, joita sinulta löytyy ja klikkaa OK.
3. Mikäli tuotetta on jo inventoitu tässä inventaariossa, ohjelma kysyy:
   1. Lisätäänkö saldoa (Kyllä=Yes), vai korjataanko saldo (Ei=No), johon vastataan siten kuin halutaan tehdä.
4. Toistetaan, kunnes kaikki tuotteet on inventoitu.

Inventaarion syötön voi tehdä myös Piccolinkillä tai Kassalla.

Tämänhetkisten saldojen tallentaminen inventointihistoriaan

Suositellaan käytettäväksi esim kiertävässä inventoinnissa. Poikkeaa päätösajosta sillä että tallentaan ajohetken SALDO inventointihistoriaan, päätösajo tallentaa inventoidun määrän.

Jos on tehty koko myymälän inventoiti yhdellä kertaa voi tämän ajon jättää tekemättä jos tekee inventoinnin lopuksi Inventoinnin päätösajon

1. WinSKJ-kassajärjestelmä -> Inventointi -> Saldojen tallennus.
2. Valitse päivämäärä, jolle inventointi viedään, sekä varasto.
3. Paina 'Suorita'.
4. Jos samalle päivälle ja varastolle löytyy jo inventointitietoja, kysytään ylikirjoitetaanko kyseiset tiedot.
5. Saldojen tallennus on myös mahdollista määritellä raporttijonoon
   1. Raportti: Saldot_inventointihistoriaan
   2. Muut määritykset:
      1. Varastonumero (pakollinen): VARASTO=1
      2. Päivämäärä: PVM=20141112 (yyyymmdd). Jos päivämäärää ei ole valittu valitatan ajohetken päivämäärä
      3. Erotinmerkki: ; esim. VARASTO=1; PVM=20141112

      4. Huomioithan!

         Ylikirjoittaa automaattisesti edelliset inventointitiedot samalta päivältä ja varastolta, jos sellaisia löytyy.

Inventaarion päättäminen

Syötettyäsi kaikki inventoitavat tuotteet, sinun pitää nollata inventoimattomien saldot.

Ota ensin tietokannasta varmuuskopio.

Inventoimattomien tuotteiden saldojen nollaus

1. Valitse Taustaohjelman pääikkunasta Inventointi → Varastotyhjennykset → Tyhjennys
2. Laita ruksi kohtaan ”Inventoimattomat nollaus”, valitse oikea varastopaikka ja valitse Inv.Pvm-ruutuun se päivämäärä, jonka merkitsit aloituspäivämääräksi (ERITTÄIN TÄRKEÄÄ).
3. Jos olet tehnyt ainoastaan osainventaarion, voit rajata varastotyhjennykseen ainoastaan tietyt tuote/aliryhmät.
4. Ruksita kohta 'Nollaa saldo'.
5. klikkaa OK-näppäintä (ohjelma pyytää vahvistusta, vastaa yes). Kone tekee hetken aikaa töitä. Logi-ruutuun tulee ensin teksti ”Aloitan” ja sen perään teksti ”Lopetan, käsittelin xxx-tietuetta". Sulje ruutu ruksista.

Tämän jälkeen voit ottaa tarvittavat raportit.

Varastoarvoraportin tulostaminen

1. Valitse WinSKJ -> Raportit -> Varastoraportit -> Varastoarvot.
2. Paina Esikatsele.
   • Mikäli varastoarvoraportti näyttää 'tyhjää', on luultavasti kyse siitä, että inventoitua varastoa ei ole merkattu omaksi varastoksi. Voit korjata tilanteen joko laittamalla varastolle OmaVarasto=Kyllä (Ylläpito -> Muut rekisterit -> Varastopaikat) tai laittamalla ruksin 'Näytä muutkin kuin omat varastot'.

Inventaarion saldojen tallettaminen

Jos haluat tallettaa inventoinnin tuloksen (inv.kpl) muistiin (jolloin voit raportoida myöhemminkin k.o tilanteen), tee seuraava:

1. Valitse Inventointi > Päätös.
2. Hyväksy ohjelman saldovaroitukset, kunnes aukeaa Inventaarion päätös ikkuna.
3. Syötä inventaarion lopetuspäivä ja valitse ”OK”.

Inventaario on nyt valmis!

Inventaarion päätös vie kaikkien tuotteiden inventoidut saldot muistiin annetulle päivälle sekä summaa odottavan saldon saldoon.

Luokka__Käyttöohjeet ja tukimateriaali