Virtasoftin kehittämällä tuotetuontityökalulla voi tuoda massana tuotetietoja Excel-taulukoista SKJ Systemsin Jeemly-ohjelmistoon. Tässä artikkelissa kerrotaan työkalun peruskäytön ominaisuudet ja ohjeet.

Artikkeli on vielä työn alla!

Sisällysluettelo

Hinnasto

Työkalu, asennus ja käyttökoulutus: 1000,-€ Alv0%

Muita linkkejä

Esimerkki excel tiedostoja (wiki.virtasoft.fi)

Työkalu on asetuksiltaan joustavasti konfiguroitavissa, ja esim. excelin sarakeotsikot voidaan sovittaa työkalun asetuksiin. Huomioi nämä asiat:

Excelin on oltava XLSX-tiedosto (vanhempi XLS-tiedostomuoto ei kelpaa). Muut tiedostomuodot voi konvertoida XLSX-tiedostoiksi esim. Microsoft Excel -ohjelmistolla.
Sarakeotsikot tulee olla excelin ylimmällä rivillä
Työkalu lukee tiedot excelin ensimmäiseltä välilehdeltä.
Tuotetiedot tulee olla excelissä yksi tuote per rivi -periaatteella.
Excelissä ei saa olla kaavoja.

Kun Tuotetuontityökalu on asennettu käyttövalmiiksi SKJ ylläpitäjäsi toimesta, niin sinulla pitäisi olla työpöydälläsi pikakuvake esim. nimellä "Tuotetuontityökalu".

Kohdetietokannan valinta

Jos ympäristössäsi on useampia SKJ tietokantoja, niin saat päättää mihin niistä ajo tehdään, yhteen kerrallaan.

Saat vaihdettua tämän ohjelman sisältä klikkaamalla Tiedosto → Vaihda käytettävä SKJ tietokanta

Näytölle aukeaa uusi ikkuna, josta voit alasvetovalikossa valita haluamasi tietokannan. Kun olet tehnyt valintasi ja klikkaat OK-nappia, niin järjestelmä käynnistyy uudestaan. Tarkista että valitsemasi tietokannan nimi lukee ohjelman yläreunassa.

Jos et löydä tai tunnista alasvetovalikon vaihtoehdoissa haluamaasi tietokantaa, niin kysy lisätietoja SKJ ylläpitäjältäsi.

Lähde-Excelin valinta

Klikkaa ylimmästä välilehtien palkista Asetukset. Alemmasta välilehtien palkista Tuotetiedoston käsittely ja klikkaa sinisen Tuotetiedoston käsittely -tekstin vierestä ruksi aktiiviseksi (jos ei jo ole).

Valitse tiedosto -napista aukeaa windows tiedostonselaus. Siinä voit valita excel-taulukon, josta tuotetiedot on määrä ajaa aiemmin valitsemaasi SKJ tietokantaan.

Tarkista valintasi jälkeen, että haluamasi excelin tiedostopolku lukee sille varatussa kentässä.

Kun myöhemmin suoritetaan ajo, niin tässä valitun excelin ensimmäiseltä välilehdeltä luetaan tiedot SKJ:hin työkalun asetusten mukaisesti.

Perusasetukset

Oleellisia perusasetuksia jotka vaikuttavat pitkälti jokaisessa tuoteajossa, löytyy eri välilehdiltä.

Asetukset → Yleisasetukset-välilehden asetukset

Olemassa olevien tuotteiden käsittely -asetus vaikuttaa jokaisessa ajossa. Tämän asetuksen vaikutus on vahvasti riippuvainen Valitse tunnistuksen tyyppi -asetuksesta koska sen perusteella olemassa olevat tuotteet tunnistetaan. (Alempana selitys)
Asetuksen alasvetovalikon vaihtoehdot ovat:

Ohita olemassaolevat tuotteet - Ajo tallentaa vain uudet tuotteet. Jos excelin jonkin rivin tuote löytyy jo excelistä, niin koko rivi jätetään ajossa huomioimatta.
Tallenna ainoastaan olemassa olevat - Ajo pelkästään päivittää kohdetietokannassa valmiiksi olemassaolevia tuotteita, joille löytyy excelistä vastine. Excelin tuoterivejä, joiden tuotetta ei löydy SKJ:stä ei käsitellä ajossa laisinkaan. Uusia tuotteita ei siis tällöin luoda yhtäkään.
Tallenna kaikki - Ajo käsittelee kaikki excelin tuoterivit. Jos excelissä olevaa tuotetta ei ole kohdetietokannassa, niin se perustetaan. Jos tuote taas löytyy kohdetietokannasta, niin se päivitetään.

Tuotteiden oletusveroluokka -asetus hakee kohdetietokannasta ennakkoon kaikki sinne perustetut veroluokat. Tässä alasvetovalikossa valittu veroluokka asetetaan uusille tuotteille, mikäli excelissä ei sellaista ole muuten kohdistettu. Veroluokka asetetaan myös olemassaoleville tuotteille, jos niiltä puuttuu veroluokka. Tuotteella jo valmiiksi olemassaolevaa veroluokkaa ei siis tämän asetuksen perusteella yliajeta.

Varastopaikka-asetus määrittää mihin kohdetietokannan varastoon mm. saldot ja hyllypaikat merkataan. Tuoteajon voi siis tehdä vain yhteen varastoon kerrallaan. Jos haluat ajaa saldoja useampaan varastoon, niin tee useampia ajoja.
(muista vaihtaa sarakeasetuksia välissä, mikäli eri varastojen saldoja on excelissä useammassa sarakkeessa)

Verkkokaupan myymälä -asetus vaikuttaa lähinnä kampanjoita ajaessa, jotta verkkokauppaan tarkoitetut tuotekampanjat voidaan kohdistaa oikeaan myymälänumeroon.

Tuotteille asetettava tunniste -asetus asettaa kaikille ajettaville tuotteille yhteisen "tunnisteen" tuotetietojen Lisätiedot-välilehden Projekti-kenttään. Tunniste voi olla max 10 merkkiä, johon lasketaan myös välilyönnit. Voit käyttää tätä merkkaamaan tuotteet, joihin on käytetty tätä massa-ajoa. Yksi usein käytetty malli tässä on merkata ajon päivämäärä, esim. 8.11.2024 olisi tähän kenttään 8 merkillä "20241108".

Uusien tuotteiden perustuspäivämäärä -asetuksella voi asettaa kaikille ajon tuotteille halutun perustamispäivämäärän (näkyy tuotteilla Lisätiedot-välilehdellä). Päivämäärä tulee syöttää muodossa pp.kk.vvvv eli pitää käyttää päivistä ja kuukausista tarvittaessa etunollia, esim. "08.06.2024". Jos tämä asetus on tyhjä, merkataan tuotteille ajohetken päivämäärä.
Perustuspäivämäärä vaikuttaa mm. verkkokaupassa siihen, näkyykö tuote Uutuudet-listauksessa ja jos perustuspäivämäärä on tulevaisuudessa niin siihen voiko tuotetta ostaa vielä. (tuotetta voi verkkokaupassa ostaa vasta, kun perustuspäivämäärä on nykypäivä tai menneisyydessä)

Kiellettyjen merkkien korvausmerkki -asetuksella voi päättää millä merkillä korvataan kielletyt merkit tuotenumeroissa. Kun tämä asetus on tyhjä, niin kiellettyjä merkkejä ei korvata, vaan ne poistetaan, kuin merkkiä ei olisi excelissä ollutkaan.
Sallittuja merkkejä tuotenumerossa ovat kirjaimet(ei ääkkösiä), numerot, piste ja väliviiva. Kaikki muut merkit ovat oletuksena kiellettyjä (kuten pilkku, heittomerkki, ääkköset, kyrilliset aakkoset, sulut ja muut erikoismerkit)

Käsittele tyhjät tiedot -asetuksella päätetään ajetaanko excelissä tyhjät kentät tyhjiksi myös kohdetietokantaan. Jos tässä asetuksessa on ruksi, niin tyhjä kenttä ajetaan kohdetietokannassa olemassaolevalle tuotteelle myös tyhjäksi riippumatta siitä, oliko siinä ennestään tietoa vai ei. Jos asetusta ei ole ruksittu, niin excelin tyhjät kentät jätetään ajossa huomiotta.

Olemassa olevien tuotteiden tunnistus

Valitse tunnistuksen tyyppi -asetuksella määritetään minkä tiedon perusteella kohdetietokannassa jo olemassaolevat tuotteet tunnistetaan tuotetiedosto-excelistä. HYVIN TÄRKEÄ asetus, mikäli ollaan päivittämässä kohdetietokannan olemassaolevia tuotteita.
Käytännössä tämä asetus muuttaa sitä, mihin kohdetietokannan tuotetietoon Tiedostojen sarakeotsikot → Tuotetiedosto → Tuotenumero-kenttää vertaillaan. Vaikka kentän nimi on "Tuotenumero" niin tämän asetuksen perusteella sitä voidaan kuitenkin verrata kohdetietokannassa tuotenumeron sijaan toimittajan tilauskoodiin, lisätunnukseen, ulkoiseen tunnukseen, viivakoodeihin, tuotenumeron käännökseen tai mihin vain muuhun työkalun tukemaan kenttään.
Huomioi kuitenkin, että excelissä annetun tunnistekentän pitää kohdetietokannassa olla uniikki tieto, vaikka SKJ ei pakottaisi syöttämään kenttään uniikkeja arvoja (esim. tilauskoodi ja lisätunnus ei ole pakko olla vaan useammalla tuotteella voi olla niissä sama arvo).

Älä kohdista passiivisiin tuotteisiin -asetuksen ruksimalla ei koskaan päivitetä kohdetietokannasta löytyviä passiivisia tuotteita, vaikka niille löytyisi excelistä vastine uusilla tiedoilla.

Käytä juoksevaa tuotenumerointia -asetuksen ruksimalla aukeaa neljä uutta asetusta tämän alle. Jos tämä asetus on ruksittu, niin uudet tuotteet perustetaan juoksevalla automaattisesti generoidulla numerointilogiikalla. Tähän liittyvät lisäasetukset on kuvattu tarkemmin ao. listassa.

Avaa tästä juoksevan numeroinnin lisäasetukset

Nämä vielä työn alla!

Asetukset → Tuotetiedoston käsittely -välilehden asetukset

Ostohinta on veroton -asetus tulee huomioida jos tuotteille on merkattu excelissäsiosto-/hankintahintoja. Jos ostohinnat ovat excelissä verottomina, niin tähän ruksi. Verotonta hintaa ei voi ajaa ilman, että tuotteella on joko excelissä tai valmiiksi SKJ:ssä veroluokka.

Myyntihinta on veroton -asetus tulee huomioida jos tuotteille on merkattu excelissäsimyynti-/ovh-hintoja. Jos myyntihinnat ovat excelissä verottomina, niin tähän ruksi. Verotonta hintaa ei voi ajaa ilman, että tuotteella on joko excelissä tai valmiiksi SKJ:ssä veroluokka.

Tee kaikista käsiteltävistä tuotteista verkkokauppatuotteita -asetus asettaa KAIKKI uudet SEKÄ olemassaolevat päivittyvät tuotteet verkkokauppatuotteiksi asettamalla kyseisten tuotteiden Verkkokaupassa-ruksin päälle SKJ tuotetiedoissa. Jos tämä työkalun asetus on ruksittu, niin Verkkokauppatuote-sarake on excelissä turha.

Luo puuttuvat valmistajat -asetus tulee huomioida, jos excelissäsi ajetaan tuotteille valmistaja. Jos tämä asetus on ruksittu, niin sellaiset valmistajat, joita ei ennestää löydy SKJ-tietokannasta, perustetaan sinne. Jos tässä ei ole ruksia, niin tuotteille ajetaan valmistaja-kenttään excelistä löytyvä tieto, mutta SKJ:hin ei perusteta kyseiselle valmistajalla omaa tietuetta valmistajien hallintaan (SKJ:ssä Ylläpito → Valmistajat)

Luo puuttuvat toimittajat -asetus tulee huomioida, jos excelissäsi ajetaan tuotteille toimittaja. Jos tämä asetus on ruksittu, niin toimittajien kanssa toimitaan kuten yllä valmistajien kanssa. Eli jos ajettavaa toimittajaa ei löydy, niin sellainen luodaan SKJ toimittajien hallintaan. (SKJ:ssä Ylläpito → Toimittajat)

Lisää tuotteet hyllyreunaetikettijonoon -asetus tulee olla ruksittu, jos haluat ajettavista tuotteista SKJ hyllynreunaetiketit ajon jälkeen kätevästi.

Excelin sarakkeiden kohdistaminen SKJ-tuotekenttiin

Tiedostojen sarakeotsikot → Tuotetiedostot -välilehdellä on listattu SKJ:n kiinteitä tuotetietokenttiä, joiden alle syötetään ajettavaksi valitun excel-tiedoston sarakeotsikoita, eli excelin ensimmäisen välilehden ensimmäisen rivin tekstiotsikoita (ei sarakekirjaimia tai -numeroita).

Esim. Tuotteen nimi otsikon alle kenttään tulisi kirjoittaa sen excel-sarakkeen otsikko, jonka alla lukee ajettavien tuotteiden nimiä.

Jokaista kenttää varten ei excelissä tarvitse olla vastinetta/otsikkoa. Täytä vain niihin kenttiin excel-otsikko, joihin haluat tällä kertaa ajaa tietoja.

Jotkin kentät sallivat excelistä vain lukuja (kuten myyntihinta), osa on vapaampaa teksiä merkkirajoituksilla ja osa kentistä ohjaa tuotetiedoissa olevia rukseja. Kentistä saa tapauskohtaisia neuvoja, kun niiden päällä pitää hiirtä (näkyviin tulee keltainen "tool-tip" -ikkuna).

Kaikki keltaisella merkityt kentät ovat suoraa määriteltävissä tuotetuontityökalun Tiedostojen sarakeotsikot → Tuotetiedosto -välilehdellä.

Vaaleansiniset verottomat kentät tulee käyttöön verollisten sijaan jos yhteensopiva veroton asetus on ruksittu päälle
Asetukset → Tuotetiedoston käsittely -välilehdellä.