Kirjanpito

Kirjanpitoliittymä siirtää myyntitiedoista koostettua aineistoa ulkoiseen järjestelmään.

Määritykset tekee lähtökohtaisesti asiakas, jotta myös jatkossa, kun muutoksia tulee, niin siihen ei tarvita asiantuntijakumppania. Todennäköisesti tietojen hankintaan tarvitaan myös keskustelu kirjanpitäjän kanssa.

Käyttöönottoprosessi menee yleensä suurpiirteisesti näin:

1. Lue taloushallintoliittymäkohtainen dokumentaatio ja selvitä siinä vaaditut tiedot taloushallintokumppaniltasi
2. Asiakas tekee tilauksen liittymästä
   1. Tässä vaiheessa tulee olla kaikki tekniset tiedot mukana (esimerksi API-avaimet / käyttäjätunnukset / yritystunnukset jne)
3. Asiakas syöttää järjestelmään kirjanpitoliittymän vaatimat tiedot
4. Lähetetään ensimmäinen testiaineisto ja tarkistetaan sen oikeellisuus
   • Tehdään korjauksia tarpeen mukaan
5. Ajastetaan kirjanpitoajo päätetyn aikataulun mukaiseksi

Ennen määritysten tekemistä tulee selvittää muutamia perustietoja kirjanpitojärjestelmästä:

• Myymäläkohtaiset kustannuspaikat
• Arvonlisäveroluokkien numerot ja kirjanpitotilit
• Maksutapakohtaiset kirjanpitotilit ja mahdolliset tositelajit
• Myyntien kirjanpitotilit
• Ulosmaksujen / kassaanmaksujen kirjanpitotilit
• Mahdolliset dimensiokäsittelyt (projektit / toiminnot jne)

Huomioitavaa on, että eri kirjanpitojärjestelmät käsittelevät eri termejä yleensä hieman eri tavoin. Järjestelmäkohtaisissa dokumentaatioissa on näistä maininta.

Kustannuspaikat

Myymälöille voidaan määritellä kustannuspaikat. Kustannuspaikat määritellään Tiedosto -> Asetukset -> Myymälät/osastot -välilehdellä myymäläkohtaisesti.

Veroluokat

Yleisesti taloushallinto-ohjelmistoissa on verokannoille omat verokoodinsa sekä kirjanpitotilinsä.

SKJ:ssa jokainen veroluokka on omansa ja veroluokalle voidaan määritellä oma kirjanpitotilinsä.

Esimerkki arvonlisäveroluokista:

Tässä tapauksessa siis määriteltäisiin SKJ:ssa Ylläpito -> Muut rekisterit -> Veroluokat (ALV) -dialogiin oikeat kirjanpitotilit veroluokille.

Tämän lisäksi asetuksiin (SKJ -> Tiedosto -> Asetukset -> Kirjanpitotilit) määritellään taloushallinto-ohjelmiston alvkoodit SKJ:n veroluokittain seuraavasti:

Fennoa kirjanpito-ohjelman veroluokat ovat 

Eli Asetukset, Kirjapitotilit merkitään yo Fennoan alv-koodit SKJ:n vastaaville veroluokille yllä olevan yleismallin mukaisesti

Maksutapojen kirjanpitotilit

Maksutavoille (Käteinen, pankkikortti, luottokortti jne) määritellään kirjanpitotilit SKJ:n Ylläpito -> Muut rekisterit -> Maksutavat -dialogissa. Jokaiselle maksutavalle määritellään kirjanpitotili, johon siihen maksutapaan vastaanotettu raha kirjautuu kirjanpitoaineistossa:

Maksutavoille voidaan myös määritellä tositelajit, jos tositelajeja halutaan erotella maksutavoittain.

Mikäli maksutavat halutaan tiliöidä myymälöittäin (kustannuspaikoittain), voidaan myymäläkohtaiset maksutavat määritellä SKJ:n Tiedosto -> Asetukset -> Myymälät/osasto -> Maksutavat/tilit -dialogissa.

Myyntien kirjanpitotilit

Myynnit kirjautuvat niille määritellyille kirjanpitotileille. Pääsääntöisesti kirjanpitotilit määritellään tuoteryhmittäin tuoteryhmäylläpidossa (Ylläpito -> Ryhmät -> Tuoteryhmät).

Mikäli kirjanpitotilejä halutaan määritellä tuotekohtaisesti, voidaan tuotteelle määritellä tuoteryhmästä eroavat kirjanpitotili tuoteylläpidossa Lisätiedot -välilehdellä.

Myynti kirjautuu myyntihistoriaan tallentuneen tuoteryhmän perusteella. Mikäli tuoteryhmittelyä muutetaan, jää vanha ryhmittely historiaan voimaan.

Huomioitavaa on myös se, että jos tuotteella ei ole tuoteryhmää, antaa kirjanpitoliittymä virheen. Täten, tuotemyyntihistoriassa tulee olla kaikilla tuotteilla ryhmämerkintä.

Tietojen maksimipituudet