Ase- ja patruunakirjanpito

WinSKJ tukee WKassan ja WinSKJ:n kautta tehtävää ase- ja patruunakirjanpitoa.
Verkkokauppaan voidaan päivittää tiedot patruunoista ja aseista, ja ne voidaan toimittaa kassan tai myyntitilauksen kautta.

Tuoterekisterin perustaminen

Tuote on patruuna, kun sillä on ostolupa-kentässä arvo "hallussapito". Patruunalle tulee ilmoittaa myös seuraavat tiedot:

1. Kaliiperi.
2. Yks. hinnan jakaja ('Lisätiedot'-välilehdellä). Jos patruunat myydään esim. 20 kpl laatikoissa, tähän laitetaan määrä paljonko laatikossa on kappaleita, jotta raportille tulee todellinen määrä.
3. Tuotteen nimeen loput kuvaukset.
4. Valmistaja on hyvä ilmoittaa. Tällä voi hakea wkassan monihaussa.

Tuote on ase, kun sillä on ostolupa-arvo "ostolupa". Aseelle tulee ilmoittaa seuraavat tiedot:

1. Kaliiperi.
2. Toimintatapakoodi (T.koodi, 1=Kertatuli, 2=Lippaallinen kertataulu, 3=Itselataava kertatuli, 4=Sarjatuli).
3. Sarjanumerollinen.
4. Nimi/Nimi2 kuvaamaan ase tarkemmin (merkki, malli/mallinumero).
5. Aseen tyyppi laitetaan 'tieto1'-kenttään. Sitä varten kannattaa tehdä myös tuotteen vapaiden kenttien otsikkoon otsikko 'aseen tyyppi'.
6. Käytetyllä aseella 'tieto2'-kenttään tulee aiemman luvan numero.

Asepaketti

Yksinkertainen asepaketti voidaan rakentaa reseptin avulla. Paketissa voi olla 1 sarjanumerollinen tuote ja sen kuuluu olla aina reseptin ylin/ensimmäinen tuote . Päätuotteella pitää olla samat perusmerkinnät (sarjanumerollinen, ostolupa, kaliiperi, toimintatapakoodi, tyyppi). Tämä koskee vain uusia aseita. Käytetyt vastaanotetaan kokonaisina yksilöinä. Myytäessä sarjanumero vähenee reseptin komponentilta, jolla (sarjanumerolla) se pitää tulouttaakin.

Winskj:n pystyy määrittelemään tuotteen "luokkia" esim. Normaali, ase ja patruuna, jolloin tuotteen perustus laittaa tarvittavat lähtöarvot.
Esim. seuraavasti: Tässä on oletettu, että tuotteen vapaiden kenttien otsikossa nro 1:llä on aseen tyyppi.
Tiedosto lkatuote.ini

[ASE]
TIETO1OTSIKKO=1
SARJANUMEROLLINEN=TRUE
OSTOLUPA=1
[PATRUUNA]
OSTOLUPA=2
[MUUT TUOTTEET]

Winskj:n perusasetukset

Asesarjanumero-seuranta vaatii että sekä "sarjanumero perustettava ennen myyntiä" valinta, että "sarjanumero perustettava oston yhteydessä" on oltava päällä. Nämä löytyvät Winskj:n tiedosto->asetukset -> tuotteet-välilehdeltä.
Lisäksi pitää ilmoittaa 'käytettyjen numeronmuoto', esim. 39123@@@@@@@C. (tuotenumerot alkavat 39123, seuraavaksi 7-numeroinen juokseva luku ja lopuksi Ean-tarkiste.
Käytettyja aseita tms. varten tarvitaan veroluokka, jonka veroprosentti on 0 ja marginaaliverolause mainittuna.

Wkassan perusasetukset

Kassaan tarvitaan 'ostolupa'-näppäin: ostoluvan 'tietojen syöttö' ja hallussapitoluvan 'haku ja perustaminen'.
Käytettyjen aseiden vastaanottoa varten tarvitaan myös 'vaihtolaite vastaanotto' toiminto ja sille ruksattuna Ase.

Lomakkeet

Luovutusilmoitus ja ostolupa voidaan täyttää tulostamalla. Sitä varten on lomake pohjat ostolupaXXXXX.rtm ja luovilmXXXXX.rtm, XXXXX on kassan numero. Myyjäliikkeen lupanumero ja tiedot pitää muuttaa molempiin lomakkeisiin.
Myyntitilauksella voidaan ostolupa tulostaa uudestaan hiiren oikealla napilla tuoteriveiltä.

Ostojen kirjaaminen

Patruunoiden ostot tapahtuvat kuten muidenkin tuotteiden ostot. Määrä ilmoitetaan laatikoissa, jos patruunat myydään laatikoissa. Aika-ajoin on hyvä tarkistaa, että patruunaostot ovat tallentuneet patruunaostoraportille.

Uuden aseen ostaminen vaatii sarjanumeron ilmoitettavaksi.

Tuotteen myyminen kassalla

Kun pelkkiä patruunoita myydään, haetaan hallussapitolupa rekisteristä. Jos hallussapitolupaa ei ole, perustetaan se ja myös uusi asiakas. Nykyaikaisilla viivakoodillisilla korteilla luvan numero voidaan lukea kortista. Vanhoilla luvilla tulee syöttää sekä luvannumero, että myöntäjän tunnus. Yksi luvan numero voi olla rekisterissä vain kerran.

Kassa ei anna myydä ostoluvallisia tuotteita jos lupaa ei ole ilmoitettu.

Aseen myyminen: Tuote myydään normaalisti, ilmoitetaan sarjanumero. Samalla voidaan myydä muut tuotteet. Kun ostolupa ilmoitetaan tulee aserivi olla aktiivisena. Mikäli ostolupa on kauppiaslupa, tulee se perustaa aselupien ylläpidossa, jonne tulee ruksata kauppiaslupa.

Käytetyn aseen vastaanotto tapahtuu painamalla näppäintä, johon on kytketty 'vaihtolaite vastaanotto'-toiminto ase parametrillä.
Lomakkeelle täydennetään aseen ja luovuttajan tiedot.

Kassan käyttäjän tulee huolehtia että aselupa riittää ko. kaliperin ostoon.

Aseen myyminen myyntitilauksella

Ase kirjataan myyntitilaukselle kuten muukin tuote. Mt kirjauksessa voidaan tuoterivillä klikata hiiren oikealla ostolupa-ruutua, johon voidaan täyttää ostolupa- tms tiedot ja tulostaa ostolupa. Mikäli OK on harmaana, se tarkoittaa, että ohjelma ei löydä ko. sarjanumeroa kyseiseltä tuotteelta.
Ostolupapohja haetaan tiedostosta (ostolupaXXXXX.rtm), jossa XXXXX on ko. työasemalle määrätty kassanumero. Menemällä uudelleen ko. toimintoon, voi ostolupakaavakkeen tulostaa uudestaan. Asemyynti historiaan tallentuvat tiedot jo tässä vaiheessa, eli tuotenumeroa ei saa muuttaa riville (tätä ei ole estetty). Tuoterivin poisto varmistaa ase/patruunamyynti merkinnän poiston ja poistaa myös ko. tiedot.
Asemyynti-tietue on myymälällä korvamerkitty, joten tilauksen myymälän muuttaminen aiheuttaa ko. tietueen "katoamisen" ts. se ei kohdistu enää kyseiseen myyntitilausriviin. Aseiden määrä tilausrivillä voi olla vain 1.

Patruunoiden myyminen myyntitilauksella

Hiiren oikealla tulee valita ostolupa ja ilmoittaa / hakea asiakkaan hallussapitolupa. Tiedot tallentuvat myyntitilauksen sarakkeisiin kuvaus2 (luvan numero) ja kuvaus3 (myöntäjä), joten ne voidaan syöttää suoraan näihin kenttiin.
Luvat voidaan ilmoittaa myös toimitusvaiheessa. Lupa pitää kassasta poiketen ilmoittaa joka riville, jolla on patruunatuote.

Raportointi

Ase- ja patruunakirjanpitoraportit on pienimmillään koostettu kahteen raporttiin. Asepäiväkirja ja patruunapäiväkirja.
Näistä nähdään annetulla aikavälillä tehdyt ostot ja myynnit patruunoista sekä tuotekohtaisesti aina varastosaldo ja aseista kokonaismäärä (uusista sekä käytetyistä).

Lisäksi on saatavilla erilliset ase ja patruuna osto- ja myyntiraportit, mutta päiväkirjat ovat parempia käytettävyydeltään.

Aseiden ja patruunoiden varastotilanteen saa varastoarvo- tai varastotilanneraportilla. Aseilla siihen kannattaa laittaa mukaan 'tulosta sarjanumerot'.

Aseiden perustaminen käyttöönoton yhteydessä

Mikäli järjestelmä toimitetaan olemassa olevaan myymälään, pitää varaston aseet syöttää koneelle. Homma hoituu seuraavasti:

• Uudet aseet:
  • Perusta tuote.
  • Ilmoita sarjanumero, varastopaikka ja saldo (1) sarjanumero-välilehdelle.
  • Lopuksi inventoi Winskj:n tausta inventaariolla ko. aseet 1:n.
• Käytetyt aseet
  • Jotta aseen aiemman omistajan historia tulisi selville, on parasta syöttää käytetyt aseet kassan kautta 'vaihtolaite vastaanotto'-toiminolla 0 hintaisena. Tämän jälkeen tuotteen hinta käydään antamassa tuoterekisterissä.

Käyttöohjeet