...

Kausilaskutus

Kausilaskutus-toiminnon avulla voidaan laskuttaa toistuvia veloituksia, esimerkiksi huoltolaskutusta, ylläpitolaskutusta tms. toistuvia palveluita.

...

• Laskutustiedot asiakkaan tiedoissa.
• Laskujen muodostusajo ja valmis lasku laskurekisterissä.
• Kausilaskutuksen raportointi.

Kausilaskutuksen käyttämiseen tarvitaan kausilaskutus-lisenssi.

Kausilaskutuksen tarvitsemat perustiedot

Asiakkaan tiedoissa Vakio- / kausilaskutus-välilehdellä määritellään millä jaksolla ja mitä tuotteita asiakkaalta laskutetaan. Kausilaskutukseen määritellään seuraavat tiedot:

• Tuotteet lisätään Tuotehaun kautta.
• Tuote Ahinta-sarakkeeseen voidaan hinnoitella tässä taulussa tuote uudestaan tai sitten voidaan jättää tuotetiedoista tuotu hinta ennalleen. 
  • Mikäli hinnaksi määritellään 0, niin laskun tuotteelle tulee asiakkaan hinnastoryhmän ja/tai asiakashinnaston mukainen paras hinta. Jos näitä ei ole, niin käytetään oletuksena tuotteen hintatasoa 1.
• Määrä-sarakkeeseen kerrotaan montako kappaletta tuotetta laskutetaan per laskutusväli.
• Ostohinta-kenttä ei ole tällä hetkellä käytössä, tuotteen ostohinta otetaan tuotteen perustiedoista
• Laskutusväli = kuukausia. Ohjelma tarkistaa LaskutettuPvm -kentän tiedon ja vertaa sitä Laskutusväli parametriin ja päättelee täyttyykö laskutusehto, eli tehdääkö laskuajossa asiakkaalle lasku ko. tuoterivistä.
  Laskutusjaksokk = kuukausia. Määrittää kuinka monta kuukautta yhden tuotteen laskuttaminen kestää (kuukausiveloitteisella tuoteella 1kk ja vuosiveloitteisella 12kk
  • Mikäli rivin Laskutusväli = 0, kyseinen tuoterivi ei muodostu laskuille
  • Hinnanjakaja = Hinnanjakaja kuukausina (esim. vuosimaksu-tuotteelle tulee asettaa tähän 12 ja kuukausimaksu tuotteelle 1)
  • Myyjä = laskuriville voidaan antaa oma myyjä. Myyjäkentällä voidaan myös laskujen muodostuksessa rajata laskutettavia tuotteita. LaskutettuPvm (Ei huomioi asiakkaan takana olevaa myyjää)
  • Laskutuspäivät = Informatiivinen kenttä
  • Laskutettu saakka = Ohjelma päivittää tätä kenttää ajopäivämäärällä kun kausilaskutus on tehty.
  • Laskutus päättyy = Tähän määritellään laskutuksen päättymispäivä (vajaat kuukaudet laskutetaan kuun loppuun), laskutuksen päättyminen tuodaan ilmi generoidun laskun laskutusjaksorivillä
    • Kun Laskutus päättyy -kentän päivämäärä on menneisyydessä, kyseinen tuoterivi ei enää muodostu laskuille
  • Sopimus alkaa ja sopimus loppuu = ovat tällä hetkellä vain raportointiin vaikuttavia kenttiä (eli sopimuksen loppuminen ei katkaise laskutusta)
  • Lisätieto = Vapaa tekstikenttä, jonka saa laskulle ja raportille tulostumaan tuoterivin jälkeen.
    • Esim. Rahaxi-palvelulaskutuksessa voi tähän kenttään laittaa asiakkaan rahaxi-tunnuksen.

  Kuva__Kausilaskutus_asiakastiedot.jpgLaskutusrivin aktivoituu kunnes Laskutettu saakka saavuttaa Laskutus päättyy päivämäärän

  Image Added
  

  Kausilaskutuksen muodostaminen

  ...

  Käyttöliittyymään kentät ovat seuraavat:

  • Käytettävä myyjä = > kentällä kaksi merkitystä
    • tulee laskulle myyjäksi.
    • voidaan rajata (ks. ehto Vain valitun myyjän laskut) laskutettavat tuoterivit.
  • Laskutuspäivä Laskujen kirjauspvm => mille   mille päivälle lasku kirjataan. 
  • Laskutuspäivä = Päivä, jonka perusteella kasuilaskutettavat rivit otetaan mukaan laskutukseen
    • Tee laskutus etukäteen-asetuksen ollessa
      • Päällä  - kausilaskutetaan jaksoa tästä päivästä alkaen (kuukausittain laskutuksessa tyypillisesti kuun ensimmäinen päivä)
      • Pois - kausilaskutetaan jaksoa tähän päivään päättyen (kuukausittain laskutuksessa tyypillisesti kuun viimeinen päivä)
  • Laskunarvopäivä = jos eri kuin laskutuspäivä
  • Maksuehto = > Laskun maksuehto. (Ei huomioi asiakkaan tai laskutuksen perustiedoissa olevaa maksuehtoa)
  • Laskusarja-ikkuna = > voidaan valita mille laskunumerosarjalle (mikäli laskunumerosarjat käytössä) laskut kirjataan.
  • Vain valitun myyjän laskut = > jos ruksittu, poimitaan laskutukseen asiakastiedoista laskutukseen mukaan vain ne kausilaskutuksen tuoterivit asiakastiedoista, joilla on sama myyjä kuin 'Käytettävä myyjä' kenttään valittu myyjä.
  • Lisää laskutusväli laskuriveille = > Laskuriville saadaan info-teksti, jossa on laskutusvälin pituus, esim. Laskutusjakso 1.2.2009 - 2.4.2009. Teksti tulostuu laskulle laskurivin yläpuolelle.
  • Tekstirivi tuoterivin jälkeen = > laskulle saadaan asiakastiedoista Kausilaskutus-välilehdellä määritelty 'Lisätieto'-teksti laskurivin jälkeiseksi riviksi.
  • Ostohinta asiakkaalta = ostohintana käytetään asiakkaalle tuoteylläpidon kausilaskutus näkymässä määritettyä ostohintaa
  • Päivävuokralaskutus = Päivävuokralaskutus
  • Tee laskutus etukäteen = mikäli valittuna laskutetaan laskutusväli etukäteen
  • Laskutetaan pääyritystä = jos valittu, ja asiakkaalle on määritetty pääyritys laskutetaan pääyritystä
  • Tekstirivi laskulle = > laskulle saadaan ensimmäiseksi laskuriviksi tähän kenttään syötetty teksti.
  • Viitteemme = > tämä teksti tulee laskulle viitteeksi.

  ...

  Tulostettavat tuoteet raporttiin vaikuttavat tekijät

  • Tulosta vain jos sopimuksen loppu on annettu = raportoi vain kausilaskutusrivit, joille on määritetty sopimuksen päättymispäivä
  • Tuotenumero alk. ja tuotenumero lop. = rajaa tulostettavat tuotteet
  • Asiakasryhmä alkaen ja loppuen = rajaa asikasryhmän
  • Vain valitun myyjän laskut = rajaa raportin käytetyn myyjän laskuihin

  Image Added
  

  Kun käyttöliittymän kentät on täytetty käynnistetään laskujen muodostus 'Tee laskut'-painikkeella. Ajon päätyttyä tulee ilmoitus kuinka monta laskua on luotu ja laskujen yhteissumma.

  ...

  Kausilaskutuksen mallilasku tehtynä yllä olevilla ruudunkaappaus-kuvien mukaisilla asetuksilla.

  Kuva__Kausilaskutus_lasku.jpgImage Added
  

  Kausilaskutus-raportti

  Kausilaskutus-raportti löytyy WinSKJ/Laskutus/Liittymät/Kausilaskutus-käyttöliittymästä kohdasta Tulosta raportti / Esikatsele raportti. Raportille tulee kaikki asiakkaat, joille on määriteltynä kausilaskutustiedot (Asiakastiedot/Vakio- Kausilaskutus-välilehti).
  Raportilla ilmenee Asiakkaan nimi, lisätieto, määrä A-hinta, Laskurivi yhteensä-summa, tiedon perustuspvm ja viimeisin laskutusajankohta. Huomoitavaa on siis että raportilla raportoidaan KAIKKI asiakkaat, joilta löytyy kausilaskutustietoja, ei pelkästään laskutettuja.
  Raportilla ei ole mahdollista tehdä rajauksia (2.4.09 tilanne).

  Kuva__Kausilaskutus_raportti.jpgImage Added
  

  Kausilaskutus lisätietoja

  Kausilaskutus-laskuajo tarkistaa asiakkaan tiedoista kausilaskutus-välilehdeltä LaskutettuPvm:n, jos laskun muodostuksen haluaa tehdä uudestaan voi tätä kenttää käydä muuttamassa.

  Toistaiseksi (45.21.092016) laskutusväli on tuettuna ainoastaan kuukauden kertoimilla.

  ...

  • Tuotteeksi tuote, joka halutaan laskuttaa
  • Laskutusväliksi se väli (kuukausissa), jonka välein halutaan laskuttaa (esimerkissä 3)
  • Hinnaksi se, kuinka paljon yhdellä tuotteella on hintaa
  • Hinnanjakajaksi määritetään kuukausituotteen kohdalla 1 (vuosituotteella 12)
  • Määräksi se määrä, kuinka paljon laskutusjaksossa halutaan tuotetta laskuttaa (jos 1 tuote per kuukausi, määräksi 3)
  • Myyjäksi perustettu myyjänumero (esimerkissä 9) Tiedosto__Kausilaskutus_tuote.png

  Image Added

  Tämän jälkeen ajetaan kausilaskutus:

  • Laskutuspäiväksi se päivä, johon asti josta alkaen halutaan laskuttaa
  • Arvopäiväksi se päivä, josta halutaan eräpäivän laskemisen aloitettavan
  • Myyjäksi perustettu myyjänumero (esimerkissä 9)
  • Ruksataan 'Vain valitun myyjän laskut'
  • Ruksataan 'Lisää laskutusväli laskuriveille'

  Tiedosto__Kausilaskutus_määritys.pngImage Added
  

  Muodostuva lasku (muodostetulle laskulle kirjataan laskutusjakson perään teksti "Laskutus päättyy", jos laskutuksen päättymispäivä on saavutettu):

  400pxImage Added

  Laskutus etukäteen halutusta päivästä lähtien

  Mikäli halutaan tehdä laskutuksia etukäteen halutusta päivästä lähtien,

  • ruksataan kohta " Tee laskutus etukäteen".
  • Kun kohta on ruksattu, annetaan laskun päiväykseen pvm jolle lasku muodostetaan.
  • Tästä päivästä lasketaan seuraava laskutuspäivä eteenpäin laskutusvälin mukaan.
  • Tällöin myös määrä kerrotaan laskutusvälien määrällä esim. jos määrä on 2 ja laskutusväli 3 saadaan laskulle määräksi 2 kertaa 3 eli 6. Jolla rivin netto lasketaan.
  • Vuokralaskutus ei voi olla päällä jos käytetään etukäteislaskutusta.