Versions Compared

Old Version 11

changes.mady.by.user Nethit Admin (Unlicensed)

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Hanna Lidman

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Ostotilaus-lisenssi on keskisuurille ja suurille yrityksille arkea helpottava työkalu. Erityisesti heille, jotka tilaavat suuria määriä tuotteita useilta valmistajilta.

Toiminnon avulla

  • seuraat milloin olet viimeksi tilannut tavaraa varastoon ja kuinka paljon

  • tiedät milloin tavaraa on saapumassa varastoon

  • verkkokaupassa näkyy milloin tavaraa on saapumassa varastoon ja kuinka paljon

  • voit hyödyntää menekkiin perustuvia ostoehdotuksia

Ostotilaus

SKJ:n Ostotilaus käynnistetään joko työpöydällä sijaitsevasta pikakuvakkeesta Ostotilaus tai WinSKJ –päävalikosta, painikkeesta Ostotilaus.

Ostotilaus kysyy ensimmäisenä käyttäjätunnusta, jos käyttäjätunnuskysely on käytössä. Syötä tähän oma käyttäjätunnuksesi, taikka yleinen esim kassakäytön käyttäjätunnus.

Ostotilauksen käynnistyttyä ohjelma kysyy myyjänumeroasi. Syötä se ja paina Enter, toimintopainikkeet aktivoituvat. Jos käyttäjätunnukseesi on liitetty myyjänumero, myyjänumero ei tarvitse syöttää.

Image Removed

Toiminnot

Sisällysluettelo

Table of Contents


Selostettu laajempi tietopaketti, Ostotilaus-webinaari:

Widget Connector
overlay

/wiki/spaces/SK/pages/1411777204

youtube
_templatecom/atlassian/confluence/extra/widgetconnector/templates/youtube.vm
width400px
urlhttp://youtube.com/watch?v=DEPSwNFjP5A
height300px

Alasivut:

Child pages (Children Display)

Ostotilauksen toiminnot sekä perusajatusmallit

Ostotilauksen päävalikossa on seuraavat toiminnot:

  • Kirjaa / Muokkaa, jolla kirjataan uudet ostotilaukset sekä muokataan vanhoja tilauksia.

  • Tuloutus, jolla kirjataan tilaukset saapuneiksi.

  • Ehdotus, jossa järjestelmä tarjoaa tilausehdotusta tilattavista tuotteista.

  • Asetukset, josta päästään muuttamaan ostotilauksen asetuksia.

  • Tiedonkeruu, jossa tuodaan tilaustietoja muista lähteistä (esim. Piccolink myyntitilaus, ostotilaus-ehdotus).

  • Saldoajo, asiakasliittymä.

Perusajatusmalli tilauksen teossa / toimituksessa on seuraava:

  1. Tilauksen kirjausprosessi

    1. Luodaan uusi tilaus.

      1. Valitaan tilauksen toimittaja.

    2. Valitaan tilauksen perustiedot (toimitusviikko, -tapa, varasto jne.)

    3. Lisätään tuotteet tilaukselle ja muutetaan määriä/hintoja.

    4. Hyväksytään tilaus tilauksen vahvistuksesta.

  1. Tilauksen saapumisprosessi

    1. Haetaan Tuloutus-ruudusta oikea tilaus ja aloitetaan saapumisen kirjaaminen.

    2. Korjataan saapuneet määrät oikeiksi.

    3. Hyväksytään toimitus ja viedään varastoon.

Ostotilauksen käynnistäminen

Taustaohjelman Ostotilaus käynnistetään joko työpöydällä sijaitsevasta pikakuvakkeesta Ostotilaus tai taustaohjelman päävalikosta, painikkeesta Ostotilaus.

Ostotilaus kysyy ensimmäisenä käyttäjätunnusta, jos käyttäjätunnuskysely on käytössä. Syötä tähän oma käyttäjätunnuksesi, taikka yleinen esim. kassakäytön käyttäjätunnus.

Ostotilauksen käynnistyttyä ohjelma kysyy myyjänumeroasi. Syötä se ja paina Enter, toimintopainikkeet aktivoituvat.

Kirjaa/muokkaa

Jos käyttäjätunnukseesi on liitetty myyjänumero käyttäjähallinnassa, niin myyjänumeroa ei tarvitse syöttää.

Image Added

Ostotilauksen kirjaaminen ja muokkaaminen

Ostotilauksen teko alkaa painamalla painiketta Kirjaa/Muokkaa. Painiketta painamalla pääset ostotilauksen kirjaus-näkymään:

Ruutu jakautuu kolmeen osaan; oikealla ylhäällä sekä vasemmalla ylhäällä on yleiset toimintopainikkeet, yläosassa on tilauksen yleiset tiedot ja alaosassa on tilauksen tuotteet.

Image Removed

image-20240604-110419.pngImage Added

Tilauksen yleiset tiedot

  • Tilauksen numero = Tämä on tilauskohtainen, yksilöllinen numero; järjestelmä antaa tämän automaattisesti.

  • Toimittaja = Valitse tilauksen toimittaja.

  • Toimitusviikko = Tähän annetaan haluttu toimitusviikko (Toimitusviikko ilmoitetaan esim. 48/11, 48/2011 tai pelkkä viikko 48, jolloin oletuksena kuluva vuosi.

  • Toimitustapa = Valitse haluttu toimitustapa.

  • Varasto = Valitse haluttu tilauksen saapumisvarasto.

  • Toimitusasiakas = Mikäli tilaukselle on merkitty toimitusasiakas, valitaan oikea asiakas tästä.

  • Tilauksen tila = Tässä näkyy tilauksen kulloinenkin tila (Kirjattu, Tilattu, Vahvistettu jne). Päivittyy automaattisesti, vaihda vain erikoistapauksessa.

  • Maksuehto = Valitse haluttu maksuehto.

  • Toimitusehto = Valitse haluttu toimitusehto.

  • Infoteksti = Tähän voi kirjoittaa tilaukselle haluttavaa tekstiä, joka tulostuu valittuihin lomakepohjiin. Maksimi merkkimäärä tekstille on 600 mrk (= n. 8 normaalia tekstiriviä).

  • Suoratoimituksen vastaanottaja = Mikäli tilaus toimitetaan suoraan asiakkaalle, lisätään tähän asiakkaan tiedot.

  • Lähtömaa = CN-luokituksen mukaisen tavaranimikkeen lähtömaa.

  • Viitteemme = Meidän viite

  • Viitteenne = Toimittajan viite

  • Tilaaja = Tähän tulee tilauksen kirjaaja, muodostuu automaattisesti, vaihda vain erikoistapauksissa.

  • Myyntitilausnro = Tilauksen tuottaneen myyntitilauksen numero.

  • Laskun nro = Tilaukseen liittyvän ostolaskun numero.

  • Laskun pvm = Tilaukseen liittyvän ostolaskun pvm.

  • Laskun summa = Tilauksen ostolaskun summa.

  • Tilattu summa = Näyttää tilattujen tuotteiden yhteissumman.

  • Tilattu summa alv0 = Arvonlisäveroton summa.

  • Saapunut summa = Saapuneiden tuotteiden yhteissumma.

  • Saapunut alvO = Saapuneiden tuotteiden arvonlisäveroton summa.

  • Ennakkotilaus = Tilaus käsitellään ennakkotilauksena, määrät eivät vaikuta tilattu-saldoihin. Valinnan poistaminen aiheuttaa välittömän saldojen muutoksen.

  • Tilauspvm = Tilauspäivämääräksi asettuu se päivä, jolloin tilaus tulostetaan (=tilataan) ensimmäisen kerran.

  • Luontipvm = Tilauksen luontipäivämäärä.

  • Asiakastilaus = Tilaus on yhdelle asiakkaalle korvamerkitty tilaus - tilausta ei mm. päivitetä verkkokauppaan

  • Salli osatoimitus = Sallii tilaukselle osatoimituksen.

Uuden tilauksen luominen

  1. Paina ylä-toimintopalkista +.

  2. Ohjelma luo uuden tilauksen.

Image Removed

  1. Tilaus on oletuksena oikea 'tilaus'. Mikäli haluat tehdä ennakkotilauksen, jolloin määrät eivät vaikuta Tilattu-saldoihin, ruksaa kohta Ennakkotilaus.

  2. Mikäli toimittaja löytyy järjestelmästä, voit etsiä sitä kirjoittamalla toimittajan nimen alkua ja painamalla Enter (toimittaja-valikko aktiivisena).

    1. Mikäli toimittajaa ei ole vielä perustettu, käydään se perustamassa WinkSKJ -> Ylläpito -> Toimittajat ja lisätään +-merkillä uusi toimittaja ja täytetään uuden toimittajan tiedot.

  3. Tilaukselle voi tehdä ns. luokkia eli voidaan määrätä ennakkoon kenttien arvoja. Esimerkiksi lisätään esitilaus automaattisesti, jolloin tilausta voi kirjata rauhassa eivätkä saldot vielä tilaudu. Osiosta "Tuoteluokat eli tuotteiden oletusarvot" löytyy malli, kuinka tämä voidaan toteuttaa. Ostotilauksen asetustiedoston nimi: LKAOSTOTILAUS.INI

Ostotilauksen tuotteiden syöttö

image-20240604-110612.pngImage Added

Tuotteiden syöttäminen ostotilaukselle

Valitse 'Tuotehaku'

,

ja näytölle avautuu tuotehaku-ikkuna.

Image Removed

Haut tehdään seuraavasti:

  • kirjoita Hakuteksti -kenttään haluamasi hakusana ja vedä hakusanasi siihen kenttään mistä haluat merkkijonoa etsiä.

  • *Mikäli haluat esimerkiksi hakea kaikki tuotteet joiden nimessä esiintyy sana 'pöytä', kirjoita Hakuteksti-kenttään *pöytä ja vedä hakusana Nimi -sarakkeeseen.

  • Jos haluat etsiä tuotekoodin alulla, kirjoita Hakusana -kenttään esim ABC-10 ja vedä se kenttään Numero.

  • Tuotehaussa näkyy myös tuotteen saldot (muodossa SALDO/TILATTU/VARATTU=VAPAA, esim 10/2/5=8).

Voit vetää löytämäsi tuotteet hiirellä suoraan tilaukselle (ota tuotteesta kiinni hiirellä ja pudota se tuoteriville) tai valita tuotteen kaksoisklikkaamalla tuotetta.

Lisättyäsi haluamasi tuotteet ostotilaukselle, sulje hakuikkuna.

  • Tämän jälkeen voit muuttaa tuoteriveillä hintaa, alennusta, määrää jne.

  • Näet aina määrää / hintaa / alennusta muokatessasi ostotilauksen kokonaissumman näytön oikeassa ylänurkassa. (Mikäli muutos ei näy heti, klikkaamalla jotain muuta riviä summa päivittyy.)

Kun olet tehnyt tilauksen/ennakkotilauksen valmiiksi, voit tulostaa tilauksesta haluamasi lomakkeen painamalla Tulosta ja valitsemalla haluamasi lomakkeen.

Vahvista tilaus Til.vahvistus-painikkeella. Tämä asettaa tilauksen vahvistettuun tilaan, jolloin se voidaan toimittaa.

image-20240604-111042.pngImage Added

Ostotilauksen tiedonsiirto verkkokauppaan

Ostotilauksen tiedot siirtyvät verkkokauppaan kun tilaus on vahvistettu. Verkkokaupassa näkyy tuotteen saatavuustiedoissa esim. "Tulossa: 12.9.2011" ostotilauksen toimituspäivämäärän mukaan. Mikäli päivämäärä on tyhjä, näkyy saatavuutena että erän saapumispäivämäärää ei ole vahvistettu. Mikäli ostotilausta ei ole tuloutettu ennen kuin toimituspäivämäärä on mennyt umpeen, ei verkkokaupassa tällöin näy kyseisen erän toimituspäivämäärää koska se on menneisyydessä.

Ostoehdotus

Varastojako

Ostoehdotuksella voidaan luoda eri kriteereillä ehdotuksia ostotilauksen pohjaksi. Muodostunutta tilausehdotusta voidaan muokata muuttamalla ohjelman ehdottamia tilausmääriä.

  • Ostoehdotuksesta syntynyttä ostotilausta voi myös muokata tilattavien määrien osalta sekä lisätä ja poistaa tilaukselta rivejä.

Ostoehdotus automatisoi ostotilauksen tekoa luomalla tilauksia huomioimalla tuotteen varastosaldon sekä vaihtoehtoisesti lisäksi tuotteen avoimet myynti- ja ostotilaukset, myynti- ja ostokertymät tai varaston raja-arvoja.

Ostoehdotus voidaan muodostaa seuraavilla periaatteilla:

  • Minimi / maksimi vertailu. Jos kohta "Älä tilaa tuotteita joiden minimi on nolla". Ei ehdoteta tuotteita valitun hälytysrajan mukaan.
  • Menekin mukaan
  • Vertailupäivän/päivämäärä välin mukaan mukaan
  • Tulevien osto

Image Removed

Ostoehdotus käynnistetään joko työpöydällä sijaitsevasta pikakuvakkeesta Ostotilaus tai WinSKJ –päävalikosta, painikkeesta Ostotilaus.

  • Ostotilaus kysyy ensimmäisenä käyttäjätunnusta, jos käyttäjätunnuskysely on käytössä. Syötä tähän oma käyttäjätunnuksesi, tai yleinen esim. kassakäytön käyttäjätunnus.
  • Ostotilauksen käynnistyttyä ohjelma kysyy myyjänumeroasi. Syötä se ja paina Enter, toimintopainikkeet aktivoituvat. Jos käyttäjätunnukseesi on liitetty myyjänumero, se on valittu oletuksena.

Valitse Ehdotus-painike - näytölle aukeaa Ostoehdotus-ikkuna.

Image Removed

Ostoehdotukselle on useampi asetus ostotilauksen Asetukset-osiossa:

Image Removed

Kun ostoehdotus luodaan menekin mukaan, eli ostoehdotus-ikkunan alaosassa on valittuna Menekki-välilehti, niin ehdotus luodaan oletuksella valitun toimittajan viimeisen kahdeksan jakson menekin mukaan. Jakson pituus on määritettävissä asetuksissa.

Image Removed

Mikäli käytetään asetusta Käytä päivämäärärajausta, niin kahdeksan jakson sijaan käytetään tarkkaa päivämäärärajausta. Päiväys loppuen on oletuksella nykyinen päivä ja Päiväys alkaen on Asetukset-osion Ostoehd. näytä myynti -asetuksella määriteltävä määrä päiviä menneisyydessä. Mikäli asetuksen arvo on nolla (kuten kuvassa yllä) niin Päiväys alkaen arvoksi tulee valitun toimittajan viimeisimmän tilauksen tilauspäivä (Toimittajat-ikkunan Viim. tilauspäivä -kentän päiväys)

Tilauksen kirjausvaiheessa voidaan jakaa tavara rivikohtaisesti eri varastoihin.

Varastojako aktivoituu F7 -näppäimellä.
Image Added

Varastojako voidaan tulostaa varastopaikoittain sekä kirjausvaiheessa että saapumisvaiheessa.

Kirjausvaiheessa varastojako tulostetaan painamalla Tul varastojako.

Tilauksen saapumisvaiheessa - mikäli tilauksella on varastojaettuja rivejä - varastojakolistaus tulostuu automaattisesti.

Saapuminen/Tuloutus

Ostotilaus saavutetaan päävalikon Tuloutus-toiminnon kautta.

Image Removed
Image Added

  • Valitse oikea tilaus tai hae tilaus numerolla.

  • Paina *Kirjaa tulo.

Image Removed
Image Added

  • Muuta tuotteiden saapuneet määrät oikeiksi (tummennettu sarake, Toimit. tilaus yks).

  • Mikäli tuotetta ei tullut ollenkaan, muuta määrä nollaksi.

  • Hyväksy tuloutus painamalla Kirjaa.

  • Hyväksy varastoon vienti painamalla Kyllä.

  • Tulosta varastokirjaustosite sekä mahdollinen varastojakolistaus.
    Jos painat *Peruuta tai poistut klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa ruksia, ohjelma kysyy "Tallennetaanko tuloutettavat määrät". Klikkaamalla Kyllä ohjelma tallentaa kirjatut määrät seuraava käsittelyä varten ja poistuu "Tuloutuksen valinta" -sivulle. Jos valitset Peruuta, ohjelma palaa "Tuloutuksen valinta" -sivulle, ilman tallennusta.

Varastojako

Tilauksen kirjausvaiheessa voidaan jakaa tavara rivikohtaisesti eri varastoihin.

Varastojako aktivoituu F7 -näppäimellä.
Image Removed

Varastojako voidaan tulostaa varastopaikoittain sekä kirjausvaiheessa että saapumisvaiheessa.

Kirjausvaiheessa varastojako tulostetaan painamalla Tul varastojako.

Tilauksen saapumisvaiheessa - mikäli tilauksella on varastojaettuja rivejä - varastojakolistaus tulostuu automaattisesti.

Ostotilauksen varastorajaus

Lue artikkeli myyjäkohtaisista myymälä- ja varastorajauksista: Myymälärajaukset osto- ja myyntitilaukselle